DIGITALISASI ARSIP REGISTRASI MAHASISWA STRATA III DIREKTORAT AKADEMIK UGM

SUROHMAN NOWIANTO, Drs. Machmoed Affendhie, M.Hum ; Waluyo S.S., M.Hum

2015 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan Tugas Akhir berjudul Digitalisasi Arsip Registrasi Mahasiswa Strata III Direktorat Akademik UGM ini membahas tentang proses digitalisasi arsip-arsip konvensional registrasi mahasiswa strata III yang bertujuan untuk melaksanakan melindungi arsip-arsip mahasiswa dengan program efektivitas dan efisiensi. Digitalisasi merupakan proses pembuatan arsip elektronik dari arsip konvensional, seperti arsip kertas menjadi arsip gambar atau foto. Tujuan utama digitalisasi di Direktorat Akademik untuk mengurangi tempat penyimpanan sejumlah arsip-arsip yang penting sebelum kemudian disusutkan dengan cara pemusnahan. Pada laporan ini ada tiga metode yang digunakan memperoleh data. Metode yang pertama adalah studi pustaka, metode ini adalah pengumpulan data melalui teori-teori yang berkembang dalam ilmu kearsipan guna mendukung argument penulis. Metode yang kedua adalah observasi-partisipasi yang merupakan metode pengamatan dan terjun langsung pada objek yang akan diteliti. Metode ketiga adalah wawancara pada narasumber yang mengelola arsip. Kesimpulan dari laporan ini adalah proses digitalisasi arsip registrasi mahasiswa strata III serta pengolahan arsip konvensionalnya merupakan bagian dari penghematan tempat penyimpanan arsip konvensional sebelum dimusnahkan. Mengingat arsip-arsip registrasi mahasiswa baru tercipta setiap tahun. Namun hal itu belum maksimal mengingat SDM dan sarana yang masih kurang mencukupi.

This final report entitled Digitizing of The Student Post-Graduate Registration Records In Directorate of Academic Gadjah Mada University study about the process of the digitizing conventional archives registration of the new student college which aims to protect it by the effectiveness and efficiency. Digitizing is the process of creating an electronic files from the conventional files, it can be from a paper become a picture nor photos. The main purpose of the digitizing is to reducing storage of the archives student college before destroy it by the extermination. There were three methods which used from this report. The first method was literature, round up data from some theory just for support writer argue. The second method was observation-participation the digitizing process in the Directorate of Academic. The last method was interview, gave some question to the speaker who was manage archives. After conducting research, it is concluded that the process of digitizing the archive in the Directorate of Academic and management conventional records is the apart of the transit records before destroy it. But the other hand this process need to be optimal cause that the human resources and infrastructures are limited.

Kata Kunci : Arsip, registrasi, mahasiswa, digitalisasi arsip.