SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT KELUAR ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN KELURAHAN KAPUJAN KECAMATAN BAYANG KABUPATEN PESISIR SELATAN SUMATERA BARAT

ALFAA TIHAH, Arif Nurwidyantoro, S.Kom.,M.Cs.

2015 | Tugas Akhir | D3 ILMU KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI SV

Banyak jumlah surat yang dibuat dan diterima di kelurahan Kapujan, sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan menggunakan sistem manual. Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi pembuatan surat dan pengarsipan surat, untuk menangani masalah di kelurahan dengan lebih baik. Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah sistem informasi yang lebih terintegrasi dengan menggunakan PHP dan database MySQL. Sistem informasi ini menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan nama penduduk dan memilih jenis surat untuk pembuatan surat agar memudahkan pihak pegawai kelurahan . Di program ini pihak pegawai kelurahan harus masuk terlebih dahulu untuk mengakses data-data dari pesan masuk dan pengumuman sehingga pihak pegawai dapat mengelola, menambah, mengedit dan mencetak surat keluar. Data surat yang dibuat akan tersimpan dan ditampilkan berbentuk tabel berdasarkan urut surat, nama pembuat surat, tanggal buat, dan pembuat surat untuk mencari arsip lebih mudah. Hasil yang diperoleh dari implementasi sistem informasi pembuatan surat ini yaitu memudahkan pegawai kelurahan dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital.

Lot number of letters made and received in the Kapujan suburb, so that data retrieval will be inefficient in terms of time and effort by using a manual system. With the above problems, it needed an information system making the letter and mail archiving, to deal with problems in the better suburb. To overcome this, made a more integrated information systems by using PHP and MySQL database. This information system using a computerized system by entering the name of a resident and choose the type of letter for letter in order to facilitate the establishment of suburb employees. In this program the employee must go first suburb to access the data of incoming messages and announcements so that the employee can manage, add, edit and print the letter out. Data letters are made to be stored and displayed in a table based on sequence of letters, letter maker name, date created, and creator of the letters easier to search the archive. The results obtained from the implementation of information systems that facilitate the making of this letter suburb clerks in managing employee filing a letter that was once manual is now digital.

Kata Kunci : Arsip Surat keluar, MySQL, PHP, Pegawai kelurahan, Archive letter out, suburb clerks