DIGITALISASI ARSIP REGISTRASI MAHASISWA STRATA II DI DIREKTORAT AKADEMIK UNIVERSITAS GADJAH MADA

BAYU TRIYANENDA H P, Drs. Machmoed Affendhie, M.Hum ; Waluyo S.S., M.Hum

2015 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan ini menjelaskan mengenai digitalisasi arsip registrasi mahasiswa strata II di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada. Tujuan dari digitalisasi arsip registrasi mahasiswa Strata II yaitu untuk meminimalisir penggunaan ruang penyimpanan arsip dan menjaga fisik maupun nilai informasi yang terkandung dalam arsip. Penyusunan laporan ini menggunakan tiga metode. Pertama studi pustaka yaitu metode yang digunakan sebagai landasan teori yang yang digunakan dalam penulisan laporan. Metode kedua adalah observasi-partisipasi yaitu melakukan pengamatan dan ikut terlibat secara langsung di lapangan untuk mendapatkan data sebagai bahan penyusunan laporan. Metode pengumpulan data yang terakhir adalah wawancara dengan narasumber yang memiliki kompetensi untuk mendapatkan informasi mengenai proses digitalisasi arsip. Kesimpulan dari laporan ini adalah bahwa digitalisasi yang dilakukan di Direktorat Akademik tidak memiliki prosedur yang baku, tetapi secara umum sudah berjalan dengan baik dilihat dari sisi efektivitasnya. Kegiatan tersebut dapat meminimalisir penggunaan ruang, akan tetapi belum dapat berjalan secara optimal karena kurangnya SDM, terbatasnya sarana digitalisasi, dan kendala lainnya yang dihadapi dalam proses digitalisasi di Direktorat Akademik UGM.

This report describes about the digitizing process of magister registration records at Directorate Academic Gadjah Mada University. The purpose of the digitizing registration records is to minimize the use of records center space and maintain the physical and the value of the information contained in the records. This report uses three methods. The first study of literature is a method that is used as the theoretical basis used in the writing of the report. The second method is participant observation, namely to observe and be involved directly in the field to get the data as material preparation of the report. The last data collection method was interviews with sources who have the competence to obtain information on the process of digitizing records. The conclusion of this report is that over the medium conducted at the Directorate Academic does not have a standard procedure, but in general has been running well in terms of effectiveness. These activities can minimize the use of space in records center, but has not been able to run optimally because of lack of human resources, limited means of digitizing, and other obstacles encountered in the digitizing process in Directorate Academic UGM.

Kata Kunci : arsip, digitalisasi, proses, sarana, pusat arsip.