TINJAUAN PELAKSANAAN PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSUP DR. SOERADJI TIRTONEGORO KLATEN

ARIF NUGROHO T, Nuryati, S.Far., MPH

2015 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS SV

Latar belakang: Sistem penyimpanan berkas rekam medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten menggunakan 4 tempat sistem penyimpanan yang berbeda dan terpisah. Tempat penyimpanan tersebut yaitu tempat penyimpanan rawat inap, rawat jalan, bangsal rosella dan bangsal cendana/VIP. Diketahui bahwa RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro Klaten telah melakukan kegiatan perubahan sistem penyimpanan dari desentralisasi ke sentralisasi. Hal tersebut juga akan dilaksanakan program reakreditasi KARS untuk RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro Klaten yang berfokus pada pasien dengan pelayanan rekam medis yang mendukung terselengaranya program keselamatan pasien secara terpadu. Akan tetapi sistem yang lama yaitu sistem desentralisasi masih digunakan khususnya untuk beberapa berkas rekam medis rawat inap. Dalam melaksanakan perubahan sistem penyimpanan ini memungkinkan timbulnya suatu kendala atau masalah. Untuk melihat permasalahan yang timbul maka perlu dilakukanya perbaikan rencana dan peningkatan pelaksanaan perubahan. Diharapkan proses penyimpanan berkas rekam medis bisa berjalan lancar dan pelayanan terhadap pasien juga akan meningkat sehingga dampak positif pun dapat diterima rumah sakit RSUP Dr Soeradji Tirtonegoro Klaten Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perencanaan pelaksanaan perubahan, mengetahui pelaksanaan perubahan serta mengetahui kendala yang timbul selama pelaksanaan dan hasil yang telah tercapai. Jenis penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah cross sectional. Subyek dalam penelitian ini adalah dua orang staf sistem penyimpanan dan satu orang Kepala Instalasi Catatan Medik sebagai triangulasi sumber. Obyek penelitian ini adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis. Teknik pengambilan data dilakukan dengan wawancara, pengamatan atau observasi, dan studi dokumentasi. Hasil: Perencanaan perubahan sistem penyimpanan yang dilakukan RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten terjadi pada pertengahan tahun 2013 dan pelaksanaanya dilakukan pada pertengahan tahun 2014 yaitu pada bulan Juli. Perencanaan yang dilakukan untuk perubahan sistem penyimpanan tersebut terdiri dari langkah-langkah meliputi menyiapkan SDM, menyiapkan anggaran dan peralatan, serta melakukan metode/cara secara teknis. Dalam pelaksanaan berdasarkan perencanaan kegiatan perubahan tersebut terjadi kendala-kendala yang dihadapi. Kendala-kendala tersebut yaitu keterbatasan SDM untuk melakukan perubahan dan hambatan sarana prasarana meliputi kekurangan rak, ruang, dan map. Selain itu hambatan yang lain adalah belum dilaksanakanya penyusutan berkas rekam medis. Hasil yang diperoleh yaitu sebagian berkas rekam medis rawat inap masih disimpan secara desentralisasi, sedangkan rawat jalan, rawat jalan Cendana dan Rosella sudah tersimpan secara sentralisasi. Berkas rekam medis yang sudah tersentralisasi sebagian sudah disatukan dan di map, dan sebagian lagi belum di map.

Background : the main reason of this research is medical record filing system in RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro. It uses sentralization system. this system is start at July 2014. but, dezentralization filing system still use in old medical record. there are some problems rises in the implementation of it. to understand the problems, it needs to fix the planning and the improvization of implementation, that the change of medical record filing system can running smoothly and improve patient care and services, that can give positive impact to hospital. Objective : the aim of this research is to know the change of medical recodr filing system, the plan of changing system, the steps, the problems that rise and the policy in the implementation. Methods : the kind of this research is descriptive research with qualitative approach. it use cross sectional design. the subject is two staff of filing and a head Instalation of medical record as triangulation source.the object is medical recor filing system. the data retrieval teqnique is interview, observation and documentation. Results : the result of this research is the final planing RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten for the changing filing system from desentralization filing system to sentralization filing system that happend in the middle of 2013, and the implementation start at June 2014. The steps of it is : prepare the officer, budget, equipment, and the efective technical methode. there are problems rises in the implementation. the problems are the lack of the officer, the less of equipment, filing shelf, filing space, and filing folder. the result is some of inpatient medical record still stored as dezentralization system, but ambulatory medical record already stored as sentralization system. most of ambulatory and inpatient medical record stored in a filing folder.

Kata Kunci : change, planing, implementation, result, desentralization, sentralization