THE ADMINISTRATION MANAGEMENT OF OUTBOUND STUDENTS AT OFFICE OF INTERNATIONAL AFFAIRS FACULTY OF ECONOMICS AND BUSINESS UNIVERSITAS GADJAH MADA

DESI RETNO PALUPI, Nur Endah Nugraheni, S.S., M.A.

2015 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SV

Manajemen administrasi Outbound Student merupakan bagian dari proses manajemen akademik mahasiswa, dan ini juga tercakup dalam Manajemen Pendidikan Tinggi. Manajemen Administrasi outbound student di Kantor Urusan Internasional Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Gadjah Mada (KUI FEB UGM) mengatur proses mobilitas mahasiswa Sarjana yang belajar di luar negeri. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengidentifikasi proses administrasi mahasiswa outbound Double Degree dan program pertukaran, hambatan-hambatan yang dihadapi dan cara-cara menemukan solusi di KUI FEB UGM. Metodologi yang dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data adalah dengan berpartisipasi pada program magang, wawancara supervisor dan staff di KUI FEB UGM, serta menggunakan media seperti internet, buku, dan jurnal. Selain itu, metode analisis data yand digunakan adalah metode kualitatif dengan membandingkan informasi atau data yang diperoleh dengan standar proses administrasi outbound student di KUI FEB UGM. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa proses manajemen administrasi outbound student di KUI FEB UGM telah berjalan dengan baik pada tahapan proses rekomendasi dan konseling sampai pada tahapan proses seleksi. Namun, pada tahapan proses sosialiasi dan proses pengawasan belum berjalan dengan baik. Proses sosialisasi yang telah dilakukan oleh KUI FEB UGM melalui sesi informasi, poster atau pamflet, portal akademik dan pameran belum mampu meningkatkakan minat mahasiswa untuk belajar ke luar negeri, dan masih sedikit mahasiswa yang tertarik untuk belajar ke luar negeri. Selain itu, proses pengawasan menjadi tidak efektif karena proses pengawasan melalui pemberitahuan email belum berjalan dengan baik, dan proses pengawasan menggunakan sistem wawancara satu persatu pada mahasiswa belum menghasilkan laporan secara berkelanjutan. Maka secara keseluruhan disimpulkan bahwa proses manajemen administrasi outbound students di KUI FEB UGM telah terlaksana dengan baik. Proses administrasi telah berjalan sesuai dengan standar proses outbound student administrasi; akan tetapi, KUI FEB UGM harus meningkatkn proses administrasi pada program sosialisasi dan pengawasan dan evaluasi untuk meningkatkan jumlah mahasiswa belajar ke luar negeri.

Outbound students administration management is a part of management process at student academic affairs, and it also encompasses in the Higher Education Management. Outbound student administration management at Office of International Affairs Faculty of Economics and Business Universitas Gadjah Mada (OIA FEB UGM) organizes the process of student mobility of undergraduate student in taking study abroad. This paper discusses the process of outbound Double Degree and exchange program students administration, the obstacles and the ways finding solutions at OIA FEB UGM. The methodology to obtain the information and data involves participatory observation internship program, interviewing the supervisor and staff at OIA FEB UGM, and using the literature media such as internet text, books and/or journals. In addition, the methodology to analyze the data uses qualitative methods by comparing the obtaining data with the standard outbound student administration process at OIA FEB UGM. The result of the research determines that outbound students administration process management at OIA FEB UGM has well above standard on the stages of recommendation and consultation to selection process. However, at the program socialization process and program control and evaluation process are well below standard. The process of program socialization is done by OIA FEB UGM through information session, posters or pamphlets, academic portal and exhibition has not resulted the increasing student interest in taking study abroad, and it still less attracts the students. Moreover, the controlling process becomes ineffective since the students controlling by email reminder has not shown significant effectiveness, and the controlling process using one on one interview does not yet show the continuous physical reports. In brief, the outbound students administration management process at OIA FEB UGM is running well. The administration process has transferred well with the standard outbound student administration process; therefore, OIA FEB UGM have to improve the administration process at program socialization and program control and evaluation to increase the number of students in taking study abroad.

Kata Kunci : Proses Administrasi Manajemen, Outbound students, KUI FEB UGM, Process Administration Management, Outbound students, OIA FEB UGM