Sistem Pengarsipan Dokumen Kegiatan di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

VUJI SUPRIHATIN, Muh. Fakhurrifqi, S.Kom., M.Cs

2015 | Tugas Akhir | D3 ILMU KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI SV

Semakin lama suatu organisasi atau intitusi berdiri maka akan semakin banyak arsip kegiatan yang dimiliki oleh institusi tersebut. Tanpa adanya pengurangan atu penghancuran arsip maka masalah selanjutnya adalah tempat penyimpanan yang harus bertambah seiring dengan bertambahnya arsip kegiatan. Meningkatnya arsip kegiatan, menyebabkan sulitnya menemukan kembali arsip. Arsip kegiatan yang sulit ditemukan, menyebabkan pegawai kesulitan dalam melakukan evaluasi kegiatan. Pada penelitian ini, sistem dapat menemukan kembali arsip dengan mudah dan segera. Sistem pengarsipan dokumen kegiatan dibangun dengan php framework Codeigniter dengan media penyimpan database MySQL dab Apache sebagai web server. Penggunaan sistem pengarsipan dokumen kegiatan akan memecahkan masalah pencarian arsip kegiatan, pengelolaan data arsip dan dan pelaporan arsip. Melalui implementasi sistem arsip kegiatan, maka mendukung terciptanya budaya paperless office di Perpustakaan UGM.

The longer an organization or institution stands, the more activity records are held by the institution. Without archives reduction or destruction, then the next issue is that the storage should be increased along with the increase of archive activity. The increase of archive activity make it difficult to rediscover archive. Archieves activities that are difficult to find, cause employees difficulty in carrying out evaluation activities. In this study, system can rediscover the archive easily and immediately. Document filing system built with php framework codeigniter, MySQL database storage and Apache web server. Implementation of document filing system will solve the problem of searching archive activity, management and reporting of data archives. Through the implementation of this archive system activity, the culture of paperless office environment at Library of Gajah Mada University will be realized.

Kata Kunci : sistem pengarsipan, arsip, codeigniter, paperless office, perpustakaan.