PENYUSUTAN ARSIP DI UNIT KEARSIPAN BALAI KARANTINA PERTANIAN KELAS II YOGYAKARTA

RINANINGSIH, Faizatush Sholikhah, M.A; Waluyo, S. S., M. Hum

2015 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana kegiatan pemindahan, pemusnahan, penyerahan arsip dan kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip di Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Kegiatan penyusutan arsip merupakan hal yang penting demi mewujudkan efisiensi dan efektifitas suatu institusi. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan kesadaran mengenai pentingnya penyusutan arsip sesuai prosedur di BKP Kelas II Yogyakarta. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk penelitian ini terdiri dari observasi-partisipatif, studi pustaka, dan wawancara. Metode observasi-partisipatif dilakukan dengan mengamati dan ikut terjun secara langsung dalam kegiatan penyusutan arsip. Studi pustaka dilakukan dengan kegiatan pengumpulan data dari sumber-sumber bahan pustaka, literatur, web yang berkaitan dengan topik yang diambil. Metode wawancara dilakukan dengan mengajukan berbagai pertanyaan kepada narasumber yang digunakan untuk melengkapi data. Penyusutan arsip di Unit Kearsipan BKP Kelas II Yogyakarta belum dilakukan secara prosedural. Dikatakan belum prosedural karena pada kegiatan pemindahan arsip belum dibuatkan berita acara pemindahan dan daftar arsip yang dipindahkan. Arsip yang telah dipindahkan dalam kondisi tidak teratur sehingga perlu dilakukan pembenahan arsip terlebih dahulu. Pada proses pemusnahan arsip baru dilakukan terhadap arsip duplikasi. Untuk kegiatan penyerahan arsip statis dari BKP Kelas II Yogyakarta ke ANRI sampai saat ini belum pernah dilakukan. Perlunya dibentuk tim penilai arsip untuk menentukan arsip yang akan dimusnahkan dan diserahkan.

This study aims to determine how the activities of transferring, destruction, retrieving archives and obstacles encountered in the process of Records Disposal in Unit Kearsipan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Records disposal shrinkage is important in order to realize the efficiency and effectiveness of an institution. With this activity is expected to increase awareness of the importance of records disposal according to the procedure in BKP Kelas II Yogyakarta. The method used in data collection for this study consisted of participatory observation, literature, and interviews. Participatory observation method is done by observing and participating directly in the activities plunge disposition. Studies conducted with the data collection activities of the sources of library materials, literature, web-related topics taken. Method of interviews conducted by asking questions to the speakers that are used to complete the data. Records Disposal in Unit Kearsipan BKP Kelas II Yogyakarta has not done procedurally. It has done procedurally because on the transfer activity yet reported for removal and list of records moved. Records that have been transferred in irregular conditions that need to reform the records first. In the recent destruction of records conducted on duplicate records. For retrieving archives activities of BKP Kelas II Yogyakarta to ANRI has yet been done. The need to establish the assessment team to determine the records files that will be destroyed and submitted.

Kata Kunci : Arsip, Pemindahan, Pemusnahan, Penyerahan, Penyusutan