PENATAAN ARSIP DINAMIS DI SEKSI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS GADJAH MADA

DERMAN AGUS SALEH ZAI, Waluyo, S.S., M.Hum.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir ini membahas tentang penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Penataan arsip dinamis dalam manajemen kearsipan terdiri dari penataan arsip aktif dan penataan arsip inaktif. Dalam manajemen kearsipan, penataan arsip aktif dilakukan pada tahap penggunaan dan pemeliharaan, sedangkan penataan arsip inaktif dilakukan pada tahap penyusutan. Tujuan penulisan Laporan Tugas Akhir untuk mengetahui penataan arsip dinamis yang dilakukan di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu metode obsevasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, penataan arsip dinamis di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada menggunakan sistem pemberkasan Kronologis, Abjad, Subyek, dan Numerik. Penataan arsip aktif maupun arsip inaktif dilakukan di dalam unit kerja oleh masing-masing pegawai Seksi Akademik dan Kemahasiswaan. Masing-masing pegawai menata arsip-arsip dinamis dari hasil kegiatan yang dikerjakannya berdasarkan pembagian tugas. Kesimpulan dalam penataan arsip dinamis yang dilakukan di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada yaitu penataan arsip dinamis belum maksimal karena belum memilki sumber daya manusia yang ditugaskan untuk mengerjakan penataan arsip dinamis. Sarana dan prasara untuk penataan arsip dinamis belum tersedia, khusunya untuk penataan arsip dinamis inaktif. Akibatnya arsip dinamis yang sudah lama mulai mengalami kerusakan. Untuk itu penulis menyarankan agar sumber daya manusia serta sarana dan prasaranan dapat ditambahkan.

This final report is about the arrangement of Records in the Seksi Akademik and Kemahasiswaan, Faculty of Cultural Sciences, Gadjah Mada University. The arrangement of records in the records management consists of active records arrangement and inactive records arrangement. In the records management, managing the active records carried out on the use and maintenance phase, while managing the inactive records performed on stage disposal. The purpose of final report writing to determine the arrangement of the records was made in the Seksi Akademik and Kemahasiswaan, Faculty of Cultural Sciences, Gadjah Mada University. The used data collection method is the method of participatory observation, interviews, and literature. Based on the observations which are conducted by the author, the records arrangement in the Seksi Akademik and Kemahasiswaan, Faculty of Cultural Sciences, Gadjah Mada University used some filing systems such as Chronologically, Name, Subject, and Numeric. The arrangement of active records and inactive records is in the work unit which was performed by each employee in the Seksi Akademik and Kemahasiswaan. Each employee managing records from doing activities based on the results of the division of tasks. The conclusions in the arrangement of records conducted in Seksi Akademik and Kemahasiswaan, Faculty of Cultural Sciences, Gadjah Mada University, namely the arrangement of records is not maximized because it has not had a human resources assigned to work on the arrangement of the records. The infrastructures for the arrangement of the records are not available, especially for the arrangement of inactive records. As a result, records that have long been began to malfunction. The authors suggest that human resources and infrastructure can be added.

Kata Kunci : arsip aktif, arsip inaktif, sistem pemberkasan, penataan