EVALUASI PROSES PENGELOLAAN OBAT DENGAN PRIORITAS ANALISIS PADA PEMBOROSAN (WASTE) DALAM PROSES PENGADAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT SANTA MARIA PEMALANG

Tjia Lilian Trisnawati Prasetya, Dr. Erna Kristin, M.SI,Apt

2014 | Tesis | S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Latar belakang: Dengan diberlakukannya Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) pada tanggal 1 Januari 2014 dengan sistem pembayaran Indonesia-Case Based Group (INA-CBGs) maka rumah sakit dituntut untuk bertindak seefisien mungkin namun tetap mengutamakan kualitas. Pendekatan yang sesuai dengan hal tersebut adalah lean management yang mengidentifikasi pemborosan (waste) yang mengganggu alur proses namun mengutamakan nilai (value) dari perspektif pasien. Komponen pembiayaan yang relatif mudah diintervensi adalah obat. Sehingga proses pengelolaan obat dalam instalasi farmasi harus dilakukan seefisien mungkin. Perbaikan masalah diprioritaskan pada salah satu proses pengelolaan obat yang terpilih. Tujuan: Mengidentifikasi akar masalah penyebab pemborosan (waste) dalam prioritas proses pengelolaan obat di instalasi farmasi RS Santa Maria Pemalang menggunakan pendekatan lean management. Metode: Menggunakan rancangan penelitian studi kasus tipe eksplanatoris, pengambilan data berasal dari: studi dokumen, observasi dan diskusi kelompok terfokus (focus group discussion). Penelitian ini menggali akar masalah penyebab pemborosan (waste) pada proses prioritas pengelolaan obat sehingga penelitian ini merupakan studi kasus tunggal terjalin (embedded). Hasil dan pembahasan: Masalah dalam proses pengelolaan obat cukup banyak, namun proses pengelolaan obat yang diprioritaskan untuk dilakukan perbaikan adalah proses pengadaan obat. Pemborosan (waste) dalam proses pengadaan obat, antara lain: memproses secara berlebihan atau keliru (overprocessing), produksi berlebihan (overproduction), kreativitas staf yang tidak dimanfaatkan (human potential), menunggu (waiting), persediaan berlebih (inventory), gerakan yang tidak perlu (motion), transportasi (transportation) yang menyebabkan process cycle efficiency hanya sebesar 7,68%. Akar masalah penyebab pemborosan (waste) antara lain: komunikasi antara staf gudang dan staf pengadaan kurang baik, perencanaan anggaran pengadaan obat belum ada, pemesanan obat tidak memperhatikan stok minimal dan waktu administrasi pemesanan obat, komunikasi dengan suplier kurang baik, fungsi pengorganisasian Komite Farmasi dan Terapi (KFT) belum berjalan, penataan area kerja belum memadai. Kesimpulan dan saran: Masalah yang terjadi pada proses pengelolaan obat cukup banyak, dan yang paling menonjol adalah proses pengadaan karena terjadi pemborosan (waste). Untuk mengatasinya diperlukan komunikasi yang baik, perencanaan biaya pengadaan, perbaikan sistem inventori, pengorganisasian KFT dan penataan area kerja.

Background: With the implementation of the Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) on January 1, 2014 with payment systems Indonesian Case-Based Group (INA-CBGs), the hospital is required to act as efficiently as possible while still maintaining the quality. The approach which appropriate with this condition is lean management that identify waste that disrupt the flow of the process and prioritize the value from the patient's perspective. Considerable components in financing and relatively easy to intervention are medication. So the process of medication management in pharmacy must be done as efficiently as possible. Repair problems are prioritized on a selected medication management processes. Objective: To identify the root cause of the problem of waste in the medication management process priority in Santa Maria Hospital pharmacy, Pemalang using lean management approach. Methods: Using a case study research design type of explanatory, making data comes from several sources, namely the study of documents, observation and focus group discussions with the entire pharmacy staff and other staff associated with the management of medication in the pharmacy. The study explores the root causes of waste in the process of medication management priorities so the research is a case study of single stranded (embedded). Results and discussion: Problems in the medication management process quite much, but the priority for medication management process improvement is procurement process. Waste in the process of drug procurement, among others: overprocessing, overproduction, human potential, waiting, inventory, motion, transportation, that cause process cycle efficiency only 7.68%. The root cause of waste such as: poor communication between the warehouse staff and procurement staff, drug procurement budget planning not available, ordering drugs do not pay attention to the minimum inventory and ordering medication administration time, poor communication with suppliers, organizing functions of pharmacy and therapeutics committee yet run, structuring the work area is not adequate. Conclusion and recommendation The problem occurs on the drug management process quite a lot, and the most prominent is the procurement process due to waste.

Kata Kunci : proses pengelolaan obat, lean management, pemborosan (waste), root cause analysis.