REKONSTRUKSI ARSIP DI DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

PULIH HATI HAREFA, Dr. Burhanudin.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir ini membahas tentang tahapan pelaksanaan rekonstruksi arsip yang dilakukan di Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga DIY. Tahapan Rekonstruksi arsip meliputi pemilahan arsip dan non arsip, pengklasifikasian arsip, pembuatan skema arsip, pendeskripsian arsip, manuver kartu deskripsi, manuver berkas, pembungkusan arsip, memasukkan arsip ke dalam boks, pemberian label pada boks, dan penataan arsip pada rak di ruang simpan. Instansi tersebut memiliki tingkat pertumbuhan arsip yang cukup tinggi namun tidak diikuti dengan pengelolaan yang baik. Tidak adanya arsiparis dalam instansi tersebut menjadi kendala utama pengelolaan arsip juga belum adanya anggaran khusus pengelolaan arsip. Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah memaparkan bagaimana tahapan rekonstruksi arsip di Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga DIY, serta kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dilakukan empat cara yaitu studi pustaka dengan mencari literatur-literatur yang relevan, observasi dan partisipasi selama dua bulan di tempat PKL, wawancara bebas dengan beberapa petugas, serta studi dokumenter yang bertujuan untuk mengkaji dan menggali informasi dan dokumen atau arsip-arsip yang diciptakan oleh Dinas pendidikan, Pemuda dan Olahraga DIY. Data-data dari keempat metode tersebut dipadukan kemudian dianalisa untuk saling melengkapi sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat tersusun dengan baik. Kesimpulan dari laporan tugas akhir ini yaitu kondisi arsip dinamis inaktif di Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga sebagian besar tidak teratur. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya Arsiparis yang mengelola arsip di instansi tersebut. Kendala lain yang dihadapi yaitu terbatasnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip. solusi yang ditempuh adalah dengan memperkerjakan tenaga kearsipan dari luar instansi dan memaksimalkan sarana dan prasarana yang tersedia.

This final assignment report discuss about the record implementation reconstruction phase that it was done in Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY. Record reconstruction phase include record sorting, record classification, record in making chart, record description, description card maneuver, bundle maneuver, record envelopment, entering the record in the box, giving label to the box, and record ordering to the shelf in the record center. The institution has high level development in record, but it is not followed with good management. There is no an archivist in the institution and it becomes main obstacle in the record management. In addition, the institution do not have budget especially in record. This final assignment report aimed to explain about how the record implementation reconstruction phase that it was done in Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY, and obstacle that the institution faced in managing the record with inactive dynamic. There are some methods that the institution used to collect data; library study is done by finding literatures that it is relevant, observation and participation by doing practice in that institution for two months, and documentation which is aimed to investigate and to get information, document or record that it is created by Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY, then the data would be analyzed to complete all the information in order this final assignment report could be compiled as well. The conclusion of this final assignment report is condition of inactive dynamic record in Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga DIY most of them is uncoordinated. This case is caused by there is no one an archivist who manage the record in that institution. Another obstacle that the institution faced is tools and infrastructures are limited in managing arecord. There is a solution to solve this case by employing the archivist from the outside of the institution and maximize tools and infrastructure that is available.

Kata Kunci : -