OTOMASI ARSIP DI SEKSI PENGELOLAAN ARSIP KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA

BAYU DWI SAPUTRA, Dra. Eny Kusumindarti

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Otomasi Arsip di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta” merupakan hasil dari Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan untuk mengetahui penerapan otomasi arsip dan penggunaan sarana teknologi informasi, mampu menganalisa kelebihan dan kekurangan menggunakan sarana teknologi informasi dan membandingkan proses yang terjadi di lapangan dengan peraturan Walikota yang berlaku. Ruang lingkup dari permasalahannya adalah tentang kebijakan dan penerapan aplikasi pengendalian surat dan kartografi dengan kenyataan yang ada di lapangan serta kendala yang dihadapi selama PKL di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Penulisan tugas akhir ini menggunakan tiga metode penelitian yaitu melalui Wawancara (interview), Pengamatan (Observasi), dan Studi Pustaka. Wawancara adalah metode yang melakukan kegiatan tanya jawab yang bertujuan untuk melengkapi data-data yang dirasa masih kurang sempurna dan mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber. Kedua adalah (Observasi) pengamatan langsung terhadap proses otomasi arsip pengendalian surat dan proses otomasi arsip kartografi yang ada di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, Ketiga adalah dengan Studi Pustaka, dengan metode ini penulis dapat secara langsung melakukan pengamatan penerapan teori yang ada di buku dengan proses otomasi yang ada di lapangan. Kesimpulan dari Laporan Tugas Akhir ini bahwa proses otomasi arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta belum sepenuhnya berjalan dengan baik, dikarenakan masih terbatasnya SDM yang memumpuni di bidang ilmu teknologi serta sarana yang belum cukup memadai untuk melakukan otomasi arsip, sehingga proses pelaksanaan kegiatan terhambat.

The final report entitled “Records and Acrhives Automation in Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta”. Field Work Practice aims to get information about the application of records and archives automation and use of information technology infrastructure and to compare the processes that occur in the records and archives automation are suitable with their regulations. The problem is control of electronic mail policy and kartographic with the reality on the field and obstacles encountered during the practice in the Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. The writing of the Final Report uses three methods: Interview, Observation, and Library Studies. The interview is a method of conducting to complete the data, so get more detail information from the personal sources. Second method is observation, which use direct observation to process the records and archives automation control messages in Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Third is the library studies, which used to get the reference about automation systems. The conclusion of this final report that the records and archives automation process in the Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta needs to upgrade the implementation record and archive systems, especially the competency of human resources.

Kata Kunci : -