SISTEM PEMBERKASAN ARSIP AKTIF DI DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

FITRIANA WIDYATI, Drs. Burhanudin DR.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan praktik kerja lapangan ini berisi tentang sistem pemberkasan arsip aktif di Dinas Tenaga kerja dan Transmigrasi DIY. Tujuan dari laporan untuk mengetahui proses pengelolaan arsip aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi,observasipartisipasi, wawandara, dan studi pustaka. Arsip aktif di masing-masing unit kerja terbilang banyak, sebagian sudah tertata rapi dan sebagian lainnya masih kacau. Kesatuan informasi masih berceceran dengan arsip lainnya, sehingga sebelum melakukan pemberkasan arsip maka diperlukan pembenahan dan penataan arsip dengan cara: memilah arsip untuk memastikan apakah arsip tersebut sudah lengkap, menetukan indeks, menentukan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, pelabelan, penyimpanan berkas, dan penyusunan daftar arsip aktif. Penataan arsip aktif di setiap bidang di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi berbeda. Sebagai contoh pada Bidang Transmigrasi sistem penataan berkas menggunakan sistem geografis, masalah, kode klasifikasi, subjek, dan abjad. Intinya setiap bidang memiliki tugas yang berbeda dengan bidang lainnya, maka sistem yang diterapkan berbeda-beda sesuai dengan masalah yang dikelolanya. Dalam pengelolaan arsip aktif di Dinas tersebut perlu kesabaran dan ketelitian, keteledoran dapat mengacaukan penyimpanan berkas dan kesulitan dalam penemuan kembali. Guna memperlancar pemberkasan arsip aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi perlu adanya sarana dan prasarana yang mendukung dan memadai.

The report on the practice field contains on the filing system active records in Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. The purpose of this report is to understand the processing of managing active records in the Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. To obtain the data collected is observation, participant observation, interview, and literature. The active records in unit is fairly much, most of neat and some others are still messed up. The unity information still scattered with other records, so before filing the records, necessary to improvements and managing archival by: sorting records to determine whether the file is complete, determine the index, specify the code, cross point card making, labeling, storage and preparation of a list of files active archive. Structuring active records different in every field in the Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. For example in the field of Transmigration system setup file using geographic systems, problems, classification codes, subject and alphabetically. Essentially each field has a different task with other fields, the system implemented vary according to the issue under its management. In the management of active records in the Office of the necessary patience and thoroughness, negligence can mess up a file storage and difficulty in re-invention. To expedite the filing of active records in Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi need facilities and infrastructure that support and adequate.

Kata Kunci : -