UPAYA PENYELESAIAN MASALAH DUPLIKASI NOMOR REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH WATES

WENNY IRMAWATI N, Nur Rokhman, S.Si, M.Kom.

2014 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS

Latar belakang: Joint Commision on Acreditation of Heath Organization (JCAHO) menganjurkan untuk menggunakan sistem penomoran unit (Unit Numbering System) dalam memberikan nomor rekam medis pada setiap pasien. Akan tetapi masih terdapat kejadian mengenai duplikasi nomor rekam medis pada berkas rekam medis di RSUD Wates. Duplikasi yang terjadi bukan hanya satu pasien dengan lebih dari satu nomor rekam medis tetapi ada juga duplikasi yang berupa satu nomor rekam medis yang digunakan untuk lebih dari satu pasien. Hal tersebut akan mempengaruhi sistem pengambilan kembali berkas rekam medis dan dapat juga mengakibatkan kesalahan dalam melakukan tindakan medis karena diagnosa terakhir atau pengobatan terakhir yang tercatat, bukan merupakan catatan terakhir yang dipergunakan pada saat pasien mendapatkan pelayanan medis. Tujuan: Mengetahui persentase jumlah kasus duplikasi nomor rekam medis, faktor–faktor penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam medis dan upaya penyelesaian masalah duplikasi nomor rekam medis di RSUD Wates. Metode Penelitian: Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah rancangan cross-sectional. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan studi dokumentasi pada prosedur tetap. Subjek penelitian adalah petugas pendaftaran dan pasien, sedangkan objek penelitian adalah data rekam medis pasien pada kunjungan bulan Maret 2014 yang berjumlah 4872 data pasien. Hasil Penelitian: Berdasarkan hasil observasi dan studi dokumentasi data rekam medis pasien periode Maret 2014 berjumlah 4872, ditemukan 116 pasien mengalami duplikasi nomor menjadi 235 nomor rekam medis. Data tersebut memiliki angka kecermatan yaitu 2,381%. Faktor yang mempengaruhi duplikasi nomor rekam medis berdasarkan unsur manajemen adalah unsur Man, Method, dan Machine. Upaya penyelesaian kasus duplikasi nomor rekam medis di RSUD Wates yang telah dilakukan adalah dengan mendeteksi data pasien yang mengalami duplikasi nomor, menggabungkan data pasien tersebut pada nomor rekam medis yang tahun kunjungannya paling awal. Untuk kasus duplikasi satu nomor dipergunakan untuk lebih dari satu pasien, mendeteksi data pasien yang mengalami duplikasi, membuatkan nomor rekam medis yang baru bagi pasien yang kunjungannya lebih baru. Upaya pencegahan untuk menekan angka terjadinya kasus duplikasi nomor rekam medis saat ini hanya berpatokan pada sumber daya manusia untuk menyesuaikan tugasnya sesuai dengan prosedur tetap, memberikan edukasi tentang pentingnya fungsi kartu berobat kepada pasien serta memaksimalkan kerja petugas pendaftaran agar lebih teliti dalam melakukan tugasnya.

Background: Joint Commission on Acreditation of Health Organization (JCAHO) recommends using Unit Numbering System on giving number of each patient’s medical record. However, there are still duplication problems on medical record numbers at RSUD Wates. The duplication is not only happens on one patient with more than one medical record number, but also happens on one number which is used by more than one patient. This thing will affect the retrieval of system medical record files and results in an error in practicing medical doings since the last diagnosis or the last treatment Goal: To find out the percentage of medical record number duplication case , the causes of medical record number duplication, and the effort to fix the problem of medical record number duplication at RSUD Wates. Method of research: This research is a descriptive research with qualitative approach. The research plan used is cross-sectional plan. The data in this research are collected by doing observation, interview, and documentation study of medical record procedures . The subjects of this research are registration officer and patient, while the object of this research is the data of patient’s medical record on visits during March 2014 totalling 4872 patients Result of research: According to the result of observation and documentation study, the number of patient’s medical record data during March 2014 is 4872; there found 116 patients with duplication number which then becomes 235 medical record numbers. The data found the percentage of duplication number at 2.381% level. The factors that affect the medical record number duplication based on management side are Man, Method, and Machine. The efforts that have been done to solve the case of medical record number duplication at RSUD Wates are detecting the patient’s data that has duplication number, combining the patient’s data to the oldest medical record number. For the case in which one number is used for more than one patient, the solution are detecting patient’s data that is duplicated and creating new medical record number for the patient who visits recently. The prevention to press the number of medical record number duplication case these days, is only based on human resource; to match their works according to the procedure, providing education about the importance of medical treatment to the patient card function and maximize the performance of registration officer to be more careful in doing their job.

Kata Kunci : Duplikasi, faktor penyebab, upaya penyelesaian, rekam medis