Pelaksanaan Pencitraan (Imaging) Pada Penyusutan Berkas Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta

ZAHROTUL KHASANAH, Savitri Citra Budi, SKM., MPH

2014 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS

Latar Belakang: Berdasarkan studi pendahuluan yang telah dilakukan melalui wawancara terhadap Koordinator Pengelolaan Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta, diperoleh informasi bahwa rekam medis inaktif telah dilaksanakan proses pencitraan (imaging) dengan cara scanning sejak bulan April 2013. Ditinjau dari ruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif di RSUD Kota Yogyakarta yang masih disatukan dengan gudang dan tidak adanya rak khusus berkas rekam medis inaktif, proses pencitraan (imaging) penting dilaksanakan untuk upaya penyelamatan rekam medis yang masih bernilai guna. Hal ini karena jika lembar rekam medis yang masih bernilai guna disimpan hanya hard file saja, terdapat kemungkinan untuk rusak karena rayap, sobek, atau unsur perusak lain. Sehingga jika lembar rekam medis yang masih bernilai guna tersebut dilakukan proses pencitraan (imaging), apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dicari dengan mudah dan juga dapat dicetakkan kembali. Tujuan: Mengetahui proses pencitraan (imaging) pada pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta, mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi dilaksanakannya proses pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta, dan mengetahui hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta. Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan menggunakan pendekatan studi kasus serta dengan rancangan cross-sectional. Subjek penelitian ini terdiri dari tiga orang petugas rekam medis dan satu orang petugas IT. Objek penelitian ini adalah pelaksanaan pencitraan (imaging) pada penyusutan berkas rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta. Hasil: Berdasarkan wawancara dan obervasi, proses pencitraan (imaging) merupakan salah satu tahapan dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Tahapan dalam penyusutan berkas rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta yaitu melakukan pemilahan berkas rekam medis, melakukan pengecekan tahun kunjungan terakhir pada Sistem Informasi Kesehatan (SIK), melakukan proses pencitraan (imaging), memindahkan lembar rekam medis ke folder, dan memasukkan lembar rekam medis yang tidak bernilai guna ke gudang penyimpanan. Sedangkan kegiatan dalam proses pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta meliputi pemilahan lembar rekam medis, proses scanning, dan penyimpanan. Faktor-faktor yang mempengaruhi dilaksanakannya proses pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta terbagi menjadi 5 kelompok yaitu man (sumber daya manusia), money, machine (mesin), methode (metode), dan material. Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pencitraan (imaging) yaitu kurangnya sumber daya manusia (SDM), tidak ada prosedur tetap dan instruksi kerja, hasil pencitraan (imaging) belum tersambung ke Sistem Informasi Kesehatan (SIK) RSUD Kota Yogyakarta, tidak adanya anggaran alat pencitraan (imaging) untuk lembar rekam medis ukuran besar.

Background: Based on preliminary study that has been conducted through interview with Coordinator of Medical Record Management at The General Region Hospital of Yogyakarta, informations obtained show that the imaging process of inactive medical record has been conducted by scanning since April 2013. Seen from the inactive medical record storage room at The General Region Hospital of Yogyakarta which still unified with other unused things and there are not special rack for inactive medical record documents, imaging process need to be conducted to safing attempt medical record that still having used value. This because if medical record sheets that still having used value safed by hard file only, there is possibility damaged because termites, torn out, or other destructive factors. So that the medical record sheets that still having used value conduct the imaging process required can be access easily at any time. Objective: To identify the imaging process on diminution medical record at The General Region Hospital of Yogyakarta, to identify the factors which influence implementation of the imaging process at The General Region Hospital of Yogyakarta, and to identify obstacles in the imaging process at The General Region Hospital of Yogyakarta. Methods: This research using qualitative descriptive method with case study approachment and cross sectional design. Subjects of this research are medical record officers and an IT officer. Object of this research is implementation of imaging process on diminution of medical record at The General Region Hospital of Yogyakarta. Results : Based on interview and observation, the imaging process is part of medical record diminution’s stages. The stages of medical record diminution at The General Region Hospital of Yogyakarta are sorting medical record documents, having last visit records at Sistem Informasi Kesehatan (SIK) being checked, conduct imaging process, moving medical records into folders, also moving medical record sheets which are still having usage values to storage. Imaging process at The General Region Hospital of Yogyakarta include medical record sheets' sorting, scanning process, and storage. Factors which are affecting imaging process at The General Region Hospital of Yogyakarta divided into five groups ; man (human resources), money, machine, method and material. The obstacles from imaging process may be deriven from the lacking of human resource, no fixed procedure and work instruction, the product of imaging have not been connected to Sistem Informasi Kesehatan at The General Region Hospital of Yogyakarta, no funding provides for imaging tool for medical record sheets with large size.

Kata Kunci : penyusutan berkas rekam medis, pencitraan (imaging), penyimpanan berkas rekam medis inaktif.