PRESERVASI ARSIP KONVENSIONAL DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DKI JAKARTA

NURAINI SEPTITI, Dra. Eny Kusumindarti Wahyuningrum

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan tugas akhir ini menjelaskan mengenai proses Preservasi Arsip Konvensional yang dilakukan di Badan Perputakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Pemilihan arsip konvensional ini dikarenakan arsip yang berbahan kertas lebih mudah terkena kerusakan dibanding arsip audio visual, sehingga apabila tidak dilakukan kegiatan preservasi akan mudah mengalami kerusakan dari faktor internal maupun eksternal. Selain itu volume yang tercipta dari arsip konvensional lebih banyak ketimbang arsip audio visual. Pemeliharaan dan perawatan arsip konvensional perlu dilakukan agar terhindar dari kerusakan. Dalam mengumpulkan data penulis menggunakan tiga metode, yaitu dengan studi pustaka, observasi partisipan dan wawancara. Studi pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan informasi dari buku, modul dan artikel. Untuk mendukung teori yang ada di studi pustaka maka diperlukan kegiatan observrasi partisipan. Kegiatan ini merupakan pengamatan secara langsung pada saat kegiatan preservasi arsip konvensional di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Apabila masih diperlukan informasi yang kurang, maka metode terakhir adalah wawancara dengan sumber yang berkaitan dengan kegiatan preservasi arsip kovensional. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah, secara keseluruhan proses pemeliharaan lingkungan arsip konvensional sudah baik dilihat dari prasarana dan sarana sistem keamanan dengan adanya cctv yang dipasang di ruang simpan dan dilengkapi dengan data center sebagai pusat pengontrolannya, perlindungan kebakaran dengan adanya Fire Suppression System NN100 Fire Alarm System, pengontrolan suhu & kelembapan yang dibantu dengan Mesin AHU dan Mesin Chiller, dan kesehatan & keselamatan kerja dengan penggunaan baju lapangan oleh pegawai dan cek kesehatan setiap 1 bulan sekali di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Pemeliharaan sarana simpan arsip konvensional dengan cara reboksing yang dilakukan pada awal tahun ini.

This final report is to explain about the process of the Conventional Archives Preservation in Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakara. The selection of the conventional archives is because the conventional paper-based records are more susceptible to damage than audio-visual archives, so if no preservation activities will be susceptible to damage from internal and external factors. In addition the volume of records created more than the conventional audio-visual archives. Care and maintenance of conventional archive needs to be done to avoid damage. To collected data, the writer using three methods, that is with literature review, participant observation and interviews. An activity book study gathered information from books, modules and articles. To support the existing theories in the literature required activity of participants observation. This activity is a direct observation at the time of filing of conventional preservation activities at the Library and Archives of Jakarta Provincial. If the required information is still lacking, the last method is an interview with a source associated with the conventional archival preservation activities. The conclusion of this final report is, a whole maintenance process in the conventional archive environment is good if it looks from the infrastructure and security system with CCTV that installed in the store room and equipped with a data center as the controlling center, protection of fire with Fire Suppression System NN100 Fire Alarm System, temperature & humidity control assisted with AHU machine and Chiller machine, and health & safety work with the use of uniform field by personnel and health checks once every 1 month in Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Maintenance of a conventional store archives in a way re-box conducted earlier of this year.

Kata Kunci : -