PELAKSANAAN PENYUSUTAN DOSIR PENSIUN DI PT TASPEN (PERSERO) CABANG YOGYAKARTA

FERDINA PUTRI R, Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan ini mengangkat tema Penyusutan Dosir Pensiun PT TASPEN (Persero) Cabang Yogyakarta. Tujuan dari laporan ini adalah mengetahui metode penyusutan dosir pensiun yang dilakukan oleh PT TASPEN (Persero) Cabang Yogyakarta. Penyusutan dosir pensiun PT TASPEN (Persero) Yogyakarta belum sepenuhnya mengacu pada JRA (Jadwal Retensi Arsip) yang ada. Pelaksanaan penyusutan dosir pensiun meliputi kegiatan penilaian dosir pensiun, pemindahan dosir pensiun yang dianggap punah dari unit pengolah dosir pensiun (bidang pelayanan) ke record center dibawah naungan bidang personalia dan umum serta pemusnahan dosir. Proses pengumpulan data menggunakan tiga metode. Pertama, metode observasi yaitu pengumpulan data dan informasi dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung dan mencatat peristiwa yang terjadi pada objek yang diamati. Metode yang kedua adalah wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab lisan kepada pihak-pihak yang berhubungan dengan tema yang diambil oleh penulis. Wawancara dilakukan dengan dua macam cara yaitu wawancara terjadwal dan tidak terjadwal. Metode yang ketiga adalah studi pustaka, yaitu dengan cara mencari dan mengumpulkan data dari berbagai sumber bahan pustaka dan penelusuran literatur yang berkaitan dengan tema tugas akhir yaitu penyusutan dosir pensiun. Kesimpulan utama dari laporan ini adalah pelaksanaan penyusutan dosir pensiun di PT TASPEN (Persero) sudah dilaksanakan dengan menggunakan sistem yang baik yaitu dengan aplikasi JAD, namun dalam pelaksanaannya belum sepenuhnya mengacu pada JRA yang ada. Pelaksanaan penyusutan yang dilakukan meliputi proses penilaian dosir, pemindahan dosir usul punah dari unit pengolah ke record center serta pemusnahan dosir yang telah dianggap tidak dipergunakan kembali. Hambatan yang ada terkait dengan penyusutan dosir pensiun adalah SDM (Sumber Daya Manusia) mengingat petugas dosir hanya dua orang dan belum mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. Selanjutnya adalah kurangnya ruang simpan arsip yang menyebabkan pemindahan dosir pensiun ke record center terhambat serta kurangnya sosialisasi tentang JRA yang berlaku kepada petugas kearsipan sehingga pelaksanaan penyusutan belum berjalan secara maksimal.

The theme of this report is about decreasing of retired dossiers in PT TASPEN (Persero) branch Yogyakarta. The purpose from this report is to know the decrease method that PT TASPEN (Persero) branch Yogyakarta does. The decreasing of retired dossiers that PT TASPEN (Persero) branch Yogyakarta did have not fully focused at JRA (retention archives schedule). The implementation of the decreasing of retired dossiers includes an appraisal retired dossiers activities, moving the retired dossiers which considered destroyed from dossier processing unit retirement (field of service) to the record center under the auspices of personnel and general field and also destroyed the dossier. The data gathering process use three methods. First, observation method that is gather the data and information by creating a direct monitoring and noting the event that happen on the object that monitored. The second method is interview, that is a data gathering technical by doing questioning and answering directly to the all parties that connect to this theme. Interviewing do with two ways that are scheduled interview and not scheduled interview. The third method is literature study, do by finding and gathering the data from many literature resources and literature research that related with the theme of the final assignment. The main conclusion from this report is the implementation of the decreasing of retired dossiers in PT TASPEN (Persero) been implemented properly by using a good system that called JAD System, but in the implementation have not fully refer to the existing JRA system. The decrease implementation that compromise the dossier assessment process, transferring dossier that will be extinct from the unit processing to the record center and extermination the dossiers which have considered will not used again. The existing obstacle that related with the decreasing of dossiers retired is in human resources. Remembering the dossier officer only two persons and do not have background in archives education. And then lack of the archives saving room that causing trouble when the data will move to record center and less of socialization about JRA that run to the archives officers so that the decrease implementation have not running effective

Kata Kunci :