PERBANDINGAN WAKTU DAN KETEPATAN PENYEDIAAN BERKAS REKAM MEDIS PADA SISTEM PENYIMPANAN DENGAN PENJAJARAN STRAIGHT NUMERICAL FILINGDENGAN TERMINAL DIGIT FILING DI RSI SURAKARTA

ADEIK HARY RUSDIANOR, Nur Rokhman, S.Si, M.Kom

2014 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS

Latar belakang: Sistem penyimpanan yang diterapkan di Rumah Sakit Islam Surakarta adalah sistem sentralisasi dengan dua sistem penjajaran yaitu sistem penjajaran nomor langsung (straight numerical filing system) dan sistem angka akhir (terminal digit filing). Rekam medis sebelum tahun 2010 disimpan dengan sistem nomer langsung sedangkan rekam medis setelah tahun 2010 disimpan dengan sistem angka akhir. Masing-masing sistem memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perlu dilihat adakah perbedaan waktu dan ketepatan pengambilan berkas rekam medis. Sedangkan waktu penyediaan rekam medis bagi pasien yang membutuhkan pelayanan kesehatan sebagaimana tercantum dalam Kepmenkes No.129 tahun 2008 tentang standar pelayanan minimal rumah sakit waktu peyediaan rekam medis bagi pasien rawat jalan adalah tidak lebih dari 10 menit. Tujuan: mengetahui perbandingan waktu dan ketepatan penyediaan berkas rekam medis dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) dengan angka akhir (terminal digit filing) di rumah sakit yang sama. Metode Penelitian: Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah rancangan cross-sectional. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah observasi dan wawancara. Objek penelitian ini adalah pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan dan subjek dari penelitian ini adalah petugas filing dan kepala sub bagian rekam medis. Hasil: Tidak ada perbedaan dalam pelaksanaan penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan di RSI Surakarta yang disimpan dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) maupun dengan penjajaran angka akhir (terminal digit filing). Hasil uji Mann Whitney nilai p<0,05 menunjukan adanya perbedaan waktu penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan di RSI Surakarta antara rekam medis yang disimpan dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) maupun dengan penjajaran angka akhir (terminal digit filing). Sedangkan untuk ketepatan penyediaan berkas rekam medis tidak ada perbedaan tingkat ketepatan penyediaan berkas rekam medis yang disimpan dengan penjajaran nomer langsung (straight numerical filing) maupun dengan penjajaran angka akhir (terminal digit filing). Rata-rata waktu penyediaan berkas rekam medis pasien rawat jalan di RSI Surakarta yang disimpan dengan penjajaran nomer langsung (straight numerical filing) adalah 5,7 menit sedangkan dengan penjajaran angka akhir (terminal digit filing) adalah 4,3 menit. Tingkat ketepatan penyediaan berkas rekam medis pasien lama rawat jalan yang disimpan dengan penjajaran nomer langsung (straight numerical filing) adalah 100% dan dengan penjajaran angka akhir (terminal digit filing) adalah 100%. Faktor yang menyebabkan perbedaan waktu penyediaan berkas rekam medis antara sistem penyimpanan dengan penjajaran nomor langsung (straight numerical filing) maupun dengan penjajaran angka akhir (terminal digit filing) adalah jenis rak penyimpanan dan penggunaan kode warna.

Background: The storage system is implemented in Surakarta Islamic Hospital is a centralized system with two alignment systems alignment system that is a direct number (straight numerical filing system) and the final number system (terminal digit filing). Medical records before 2010 are stored in the system directly while the number of medical records after 2010 are stored at the end of the number system. Each system has advantages and disadvantages, so it needs to be seen is there any difference in the time and accuracy of medical record file retrieval. While the future provision of medical records for patients who need health care at outpatient installation is less than 10 minutes as stated in Kepmenkes 129 of 2008 on the minimum service hospital. Goals: To determine the ratio of time and accuracy of the provision of medical record file that is stored in straight numerical filing system and terminal digit filing system in Surakarta Islamic Hospital. Method: This is a descriptive study using a quantitative approach. The design of the study is a cross-sectional design. Data collection techniques in this study is the observation, interview. Object of this research is the implementation of the provision of medical record file outpatients and subject of this research is the filing officer and head of the sub-sections of medical record. Results: There were no differences in the implementation of the provision of medical record file outpatients in Surakarta RSI saved by the juxtaposition of straight numerical filing system or with a terminal digit filing system. Results of Mann Whitney test p-value <0.05 indicates the difference between the provision of medical record files of patients in the outpatient long RSI Surakarta between medical records stored by the juxtaposition of straight numerical filing system or with the juxtaposition of the terminal digit filing system. As for the accuracy of the provision of medical record file is no difference in the level of precision of the provision of medical record file that is stored on a straight numerical filing system or with a terminal digit filing system. The average time a file providing outpatient medical records in Surakarta RSI stored on straight numerical filing system was 5.3 minutes, while the terminal digit filing system is 4.3 minutes. The level of accuracy of the patient's medical record file providing outpatient longer stored on the straight numerical filing system is 100% while the terminal digit filing is 100%. Factors affecting the time difference between the provision of medical record file storage system with the juxtaposition of straight numerical filing system or with a terminal digit filing system is a kind of shelf storage and use of color coding.

Kata Kunci : sistem penyimpanan, sistem penjajaran, straight numerical filing, terminal digit filing.