PENGOLAHAN ARSIP STATIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA

FITRIA NURVITA SARI, Faizatush Sholikhah, M.A.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta” merupakan hasil pengumpulan data dari Praktik Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Praktik Kerja Lapangan ini mempunyai tujuan untuk mengetahui kondisi arsip statis disana dan untuk mengkaji secara khusus prosedur pengolahan arsip statis. Ruang lingkup permasalahannya antara lain koordinasi perencanaan sebelum melakukan pengolahan, sarana temu kembali serta produk hukum yang ada. Metode yang digunakan yang digunakan dalam penelitian, diantaranya melalui Wawancara (interview), Observasi Partisipasi, dan Studi Pustaka. Wawancara yang dimaksud bertujuan untuk melengkapi informasi yang dirasa masih kurang dan mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber yang ahli dalam bidang kearsipan. Dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, diadakan pengamatan langsung dan ikut berpartisipasi dalam kegiatan pengolahan arsip statis yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, dengan metode ini penulis dapat secara langsung melakukan pengamatan terhadap kondisi arsip statis, memperoleh data-data yang valid dan konkert yang berkaitan dengan objek secara keseluruhan, serta sejauh mana penerapan ilmu kearsipan dengan kenyataan yang ada di lapangan. Selain itu penulis juga dapat menyerap informasi dengan mudah karena berperan langsung dan dapat melihat pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Setelah melakukan pengumpulan data, penulis mengambil kesimpulan, bahwa pengolahan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta belum sepenuhnya sejalan dengan ilmu kearsipan yang baik dan benar, dikarenakan SDM yang kurang memperhatikan terhadap arsip-arsip statis tekstual, sehingga dalam pengolahannya belum mencapai hasil yang maksimal yaitu ditandai belum terciptanya sarana bantu temu kembali berupa inventaris arsip.

The preparation of the final assignment entitled “The Arrangement of Archives at Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta” represented the results of data collection from the apprenticeship in the Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. The apprenticeship aimed at finding out the condition of the static archives in the office and investigating special procedure of archives arrangement. The scope of the problems related to planning coordination before processing, a means to retrieve existing archives and existing legal products. The methods used in the study were interview, participative observation and literature study. The interview aimed at complementing the existing information and obtaining more comprehensive information from resource persons who were experts in archive affairs. The apprenticeship enabled direct observation and participation in the activities of archives arrangement in the Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. The method enabled author to directly observe the archives condition, to obtain valid and concrete data related to whole object and the extend to which the knowledge of archive affairs in was implemented in real world situation. Additionally, the author could easily obtain information because she directly played her role in the arrangement of archives in Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Once the data have been collected, the author drew conclusion that the arrangement of the archives in Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta has not been consistent with the knowledge of good and right arrangement of archives affairs because the existing human resources did not give a good attention to textual archives that the arrangement has not given maximal results as observed in the absence of retrieval means of the archives inventory

Kata Kunci : -