PENGURUSAN SURAT DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KABUPATEN KEBUMEN

IMADA HAQUE, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir ini membahas kegiatan pengurusan surat di Sub Bagian Tata Usaha Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen. Pelaksanaan kegiatan ini memiliki tujuan untuk mengetahui tata cara pengurusan surat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen. Ruang lingkup yang dibahas antara lain penerapan sistem kearsipan khususnya tata pengurusan surat dan proses penemuan kembali. Dalam upaya pengumpulan data informasi Laporan Tugas Akhir, penulis menggunakan 3 (tiga) metode yaitu metode wawancara, bahan pustaka, dan observasi langsung atau partisipasi. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber ahli dalam bidangnya yaitu Kepala Seksi Manajemen Arsip, Staf Manajemen Arsip dan Arsiparis. Dengan bahan pustaka dan pengamatan secara langsung terhadap proses pengurusan surat yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen, dapat memperoleh data-data yang valid dan konkret yang berkaitan dengan proses tersebut secara keseluruhan. Kesimpulan dari Laporan Tugas Akhir ini, bahwa kegiatan pelaksanan pengurusan surat sudah menggunakan sistem kearsipan kartu kendali yang disesuaikan dengan proses administrasi. Pengurusan surat menggunakan sistem manual dan sistem elektronik berdasarkan Peraturan Bupati dan undang-undang yang berlaku. Hambatan yang dihadapi pada proses pengurusan surat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kebumen yaitu pemanfaatan kartu kendali dan lembar disposisi yang belum sesuai dengan fungsinya serta kurangnya staf yang memiliki keahlian serta latar belakang pendidikan kearsipan .

This graduating paper discuss mail handlingactivitiesin Sub Bagian Tata Usaha Kantor PerpustakaandanArsip Daerah KabupatenKebumen. The purpose of this activities’s implementation is to find out the procedures of mail handlingin Kantor PerpustakaandanArsip Daerah KabupatenKebumen. The scope which is discussed in this graduating paper are application of archival system especially the procedures of mail handlingand recovery process. In the research methods of collecting data, the writer uses three methods; that is interview, library research, and direct observation or participant. This interview purposes to get the information completely from the informant. The informants who were expert in this fild are The Chief of Records Management Section Chief, Records Management Staff and archivist. From library reseacrh and direct observation in this office, the writer get some valid and concrete data that related to the whole processes. Conclusion of this graduating paper is actitivies’s implementation of mail handlingconsists by using archival system appropiate with administration process in this office. The mail handling is using manual system and electronic system based on applicable of Regents Role and laws. The obstacle that faced of handling process in this office are:the arrangement and storage of control card have not good enough system, and the lack of staff who has the expertise and educational background of archives.

Kata Kunci : Pengurusan Surat, Sistem, Unit Pengolah, Sub Bagian Tata Usaha