PENATAAN ARSIP DINAMIS DI BIDANG UMUM DAN SDM PT. TASPEN (Persero) CABANG YOGYAKARTA

DYAH SAMAHITA, Waluyo S.S., M. Hum

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penulisan Laporan Tugas Akhir ini mengangkat tema Penataan Arsip Dinamis di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) Cabang Yogyakarta. Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk mengetahui dan memahami metode serta sistem penataan arsip dinamis yang digunakan di Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero). Penataan arsip dinamis di Bidang Umum dan SDM dilakukan dengan menggunakan sistem kronologis dan dikelompokkan berdasarkan kesamaan masalahnya. Sebelum melakukan penataan, ada beberapa tahap yang harus dilakukan mulai dari pemilahan, pengelompokan, penerapan sistem, penataan dalam odner, pembuatan dan penempelan label pada odner, penempatan odner dalam lemari kaca, serta pembuatan daftar pertelaan arsip sementara. Sedangkan untuk arsip personal file pegawai, penataannya berdasarkan subjek bukan nomor induk kepegawaian. Proses pengumpulan data dalam penulisan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode. Yang pertama adalah metode observasi dan partisipasi yaitu pengumpulan data dengan cara penulis meninjau atau mencermati secara langsung keadaan di PT. TASPEN (Persero) dan penulis ikut serta dalam melakukan kegiatan di PT. TASPEN (Persero). Yang kedua metode wawancara yaitu penulis melakukan wawancara kepada beberapa staf atau pegawai PT. TASPEN (Persero) untuk mendapatkan informasi guna melengkapi penulisan Tugas Akhir ini. Yang ketiga metode studi pustaka yaitu metode pengumpulan data dan informasi melalui bahan pustaka. Kesimpulan utama dari laporan Tugas Akhir ini adalah arsip dinamis di Bidang Umum dan SDM secara keseluruhan penataannya sudah cukup baik. Hanya sajadalam pengolahannya masih kurang maksimal karena keterbatasan Sumber Daya Manusia, keterbatasan pengetahuan tentang mengolah arsip secara benar, dan keterbatasan sarana serta ruang atau tempat untuk menyimpan arsip.

Writing of the Final Report uses the theme The Arrangement of Records in Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero) Branch Yogyakarta. The purpose of this report is to know and to understand the methods and systems used in arrangement of records in the Bidang Umum dan SDM PT. TASPEN (Persero). The arrangement of records in Bidang Umum dan SDM is done by using chronological system and grouped by similar problem. Prior do the arrangement, there are several steps that must be done starting from the sorting, grouping, system implementing, arrangement in order, manufacturing and pasting labels in order, orderly placing in a glass cabinet, and making a list of temporary file descriptions. As for the records of employees’ personal files, the organization is based on the subject not the staff’s number. The process of data collection in this final project uses three methods. The first is observation and participation method, which is a data collection using reviewing the author directly or look at the situation in the PT. TASPEN (Persero) and the writer participates in activities at PT. TASPEN (Persero). The second method is an interview that the writer conducts an interview to the staffs and employees PT. TASPEN (Persero) in order to obtain a lot of information to complete the writing of this final project. The third is literature review method which is a data and information collection through library materials. The main conclusion of this final report is in the records of Bidang Umum and SDM, the entire organization is good enough. But the process is still less than the maximum because of limited human resources, lack of knowledge about the records organization correctly, and limited facilities as well as a space or a place to store the records.

Kata Kunci : -