PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP DI SEKRETARIAT PUSAT PENGELOLAAN EKOREGION JAWA (PPEJ) KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP

HAMIDA AYU PRADANA, Dra. Eny Kusumindarti W

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penyusutan merupakan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya dari unit pengolah/ Central File ke unit kearsipan/ Records Center, memusnahkan arsip-arsip yang telah habis retensi dan tidak bernilai guna, menyerahkan arsip-arsip yang memiliki nilai sejarah/ permanen ke lembaga kearsipan. Oleh karena itu penyusutan mutlak dilakukan oleh pencipta arsip untuk menghindari penumpukan arsip dan pemborosan sarana prasarana simpan arsip. Laporan PKL ini bertujuan untuk mengetahui Pelaksanaan Penyusutan arsip di Sekretariat Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa Kementerian Lingkungan Hidup. Pelaksanaan Penyusutan Arsip di Sekretariat yang dilakukan meliputi tahap survai, tahap penilaian, tahap penataan dan penyimpanan serta penyusunan daftar arsip. Metode pengumpulan data yang dipakai adalah studi pustaka, yakni mencari referensi buku dan produk hukum yang berkaitan dengan penyusutan arsip. Metode kedua adalah observasi – partisipasi, yakni melakukan penelitian secara langsung dan ikut serta dalam aktivitas organisasi. Metode ketiga adalah wawancara. Wawancara dilakukan kepada arsiparis dan pegawai di lembaga yang bersangkutan. Metode terakhir adalah dokumentasi yaitu memfoto tahapan-tahapan pelaksanaan PKL sebagai bukti pelaksanaan PKL. Kesimpulan laporan ini bahwa pelaksanaan penyusutan arsip selama ini dilakukan dengan cara tidak prosedural. Sehingga selama PKL memberikan contoh pelaksanaan penyusutan arsip yang prosedural mulai dari tahap survai hingga menghasilkan boks arsip yang berisi arsip bernilai akhir musnah dan permanen. Perawatan dan pemeliharaan kearsipan belum dilaksanakan. Belum mempunyai unit kearsipan/ Records Center sehingga arsip menumpuk di Sekretariat.

Disposal is a reduction by moving the record file that has decreased the frequency of use of unit processing / Central File to the archival unit / Records Center, destroy files that have been depleted and no worth to the retention order, submit files that have historical value / permanent to archival institutions. Therefore absolute disposal performed by creators to avoid the accumulation of records and records store waste infrastructure. PKL report aims to determine the Implementation of the records disposal in the secretariat of Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ) Kementerian Lingkungan Hidup. Implementation of disposal did by record Secretariat at survey which was conducted on some stages: the stage of assessment, stage of arrangement and storage of the list of archives. Literature studies are the method to collect the data which seek legal reference books and products related to the depreciation of the archive. The second method is observation – participation which is conduct research and participates directly in the activities of the organization. The third method is the interview. Interviews were conducted to the archivists and staff at the concerned institution. The last method is the documentation that is taking photograph the stages of implementation as proof of PKL. The conclusion of this report is the implementation of the record for the disposal was not done procedurally. Therefore PKL provides an example implementation of the procedural record disposal arranging from survey stage to produce the archive box containing destroyed valuable archives and deleted permanently. Care and maintenance of archives have not been implemented. It did not have archival unit / Records Center so that records accumulate in the Secretariat.

Kata Kunci : -