PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI SEKRETARIAT DESA PEMERINTAH DESA CATURTUNGGAL KECAMATAN DEPOK KABUPATEN SLEMAN PROVINSI YOGYAKARTA

LISA CHUSNAYA, Faizatush Sholikhah, M.A.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas akhir ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis aktif di Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal. Arsip Dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam unit kerja. Arsip Dinamis aktif mempunyai peran penting sebagai sumber informasi. Tujuan dari Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui pengelolaan terhadap arsip dinamis aktif di Bagian Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan cara observasi partisipasi, wawancara, studi pustaka. Dengan metode tersebut dapat diketahui tentang pengelolaan arsip dinamis aktif di Bagian Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal. Sumber data yang diperoleh berdasarkan sumber dokumen dan arsip. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis, dapat dilihat bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Bagian Sekretariat meliputi pencatatan surat masuk dan keluar, distribusi, penataan, sarana dan prasarana, kendala, peminjaman arsip, penemuan kembali arsip dan penyusutan. Penerimaan dan pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan sesuai asas sentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip dilakukan di setiap bagian. Kesimpulan yang dapat ditarik adalah dalam pengurusan surat masuk dan keluar di Bagian Sekretariat sudah baik, namun penyimpanan dan pemeliharaan kurang memperhatikan prosedur kearsipan serta kurangnya sarana dan prasarana yang memadai sehingga menyebabkan arsip tidak disimpan secara tepat. Untuk mengatasi masalah tersebut penulis menyarankan penambahan sarana dan sumber Daya Manusia (SDM)

This study focuses about the Managing Active Records in Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal. Active records is commonly use in the work unit. Active records has an important role as a source of information. The purpose of this research is to know Managing Active Records at Section of Caturtunggal Village Secretariat Government. This research used of participation observation, interviews, dan literature study as data collection method. With these methods known about the managing active records at Section Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal. Source of data obtained by source documents and archives. Based on observation, shows that managing Active Records at Section of Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal includes mail handling, distribution, organiztion, facilities and infrastructure, constraints, borrowing archive, recods finding aids and records disposal. Mail handling is according the principles of centralization, while records storages is done in each section. This result of this observation shows that mail handling in Secretariat section has been good, but less attention to the procedure of filing system and maintenance records and lack of adequate facilities and infrastructure not stored properly. To overcome this problem authors suggest to addition of facilities and Human Recources.

Kata Kunci : Arsip Dinamis aktif, Pengelolaan, Disposisi