PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP DI PEMERINTAH DESA CATURTUNGGAL KECAMATAN DEPOK KABUPATEN SLEMAN PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

TIARA PUSPITA AJI, Faizatus Sholikhah, MA.

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir ini menjelaskan tentang Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tujuan laporan ini untuk mengetahui proses penilaian dan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal adalah untuk mengurangi volume arsip, mempermudah pendayagunaan arsip dinamis, mempermudahkan temu kembali, mempermudah pengawasan arsip, dan efisiensi waktu, biaya serta tenaga pegawai kearsipan di instansi pemerintah tersebut. Metode pengumpulan data dilakukan melalui tiga cara. Pertama, observasi partisipan yaitu dengan melakukan pengamatan dan ikut terlibat secara langsung di lapangan untuk mendapatkan data sebagai bahan penyusunan laporan tugas akhir. Metode kedua adalah wawancara dengan narasumber yang berkompeten dengan tema penilaian dan penyusutan arsip ini. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang sejarah Pemerintah Desa Caturtunggal, susunan tugas pokok serta fungsi organisasi, dan materi pokok mengenai penilaian dan penyusutan arsip yang dilaksanakan di sana. Metode pengumpulan data yang terakhir adalah studi pustaka, metode ini dilakukan dengan mengambil materi di dalamnya berupa konsep, teori, dan gagasan mengenai kegiatan kearsipan khususnya kegiatan penilaian dan penyusutan arsip untuk memperkuat argumen dan memperoleh data pendukung yang relevan dengan topik pembahasan. Kesimpulan dari laporan ini adalah bahwa kegiatan penyusutan arsip di Pemerintah Desa Caturtunggal sebelumnya belum pernah dilakukan, arsip yang ada di tiap bagian cenderung tak tertata bahkan tercampur menjadi satu baik arsip dengan duplikat dan non arsip. Hal ini dikarenakan tenaga kearsipan yang sangat kurang. Pada kali ini Pemerintah Desa Caturtunggal baru memulai proses penyusutan arsip. Proses pemusnahan arsip baru akan dilaksanakan untuk arsip di Sekretariat Desa. Masih banyak kendala yang ditemui saat melaksanakan penilaian dan penyusutan arsip terutama pada saat penilaian arsip.

This final study describes Records Appraisal and Disposal. The purpose of this study is to find out the records appraisal and disposal in Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. The purpose of the records appraisal and disposal are to reduce the volume of the records, to facilitate utilization of the records, retrieval, monitoring, and time efficiency, costs, and record employee in this government institution. Methods used in this research are participant observation, interview, and literature. First, participant observation was conducted by observing and being involved directly in the field to get the data as a final project report preparation. The second method is interview with competent interviewees under the theme of records appraisal and disposal. The interview was conducted to obtain information about the history of the Pemerintah Desa Caturtunggal, the composition of the main duties and functions of the organization, and the subject matter of the appraisal and disposal archives in Pemerintah Desa Caturtunggal. Afterwards, the method is literature, this method was done by taking a material therein, namely concepts, theories and ideas about archival activities, especially the activities of records appraisal and disposal to strengthen the argument and to obtain supporting data wich are relevant to the topic discussion. The conclusion of this report is that records disposal in Pemerintah Desa Caturtunggal has not previously been done, the existing records in each section was unorganized including the records duplicate and non archives.This is because the records employee are very small in amount. At this times Pemerintah Desa Caturtunggal has just started the process of records destruction. The process of records destruction in this institution has been held only in the Sekretariat Desa. There are still many obstacles encountered when implementing appraisal and disposal especially at the records appraisal.

Kata Kunci : -