PELAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP DI KANTOR ADMINISTRASI FAKULTAS PETERNAKAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

ENY WIJI ASTUTI, Dra. Eny Kusumindarti W

2014 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penyusutan merupakan kegiatan yang penting dalam pelaksanaan manajemen kearsipan. Penyusutan dilakukan dalam rangka mengurangi jumlah volume arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif yang ada dalam central file ke pusat arsip atau record centre, memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan serta habis masa retensinya dan penyerahan arsip dari unit kearsipan ke lembaga kearsipan sesuai tingkatan masing- masing. Dalam pelaksanaan penyusutan tersebut harus ada penilaian terhadap arsip dengan cara mempelajari arsip. Dalam kegiatan ini arsip di nilai kembali dengan melihat Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu alat untuk mengetahui retensi atau masa simpan arsip. Dalam upaya mengumpulkan data-data Laporan Tugas Akhir, penulis menggunakan tiga macam metode yaitu observasi, partisipasi dalam pelaksanaan penyusutan, wawancara dan studi pustaka. Dalam tugas akhir ini akan dibahas mengenai pelaksanaan penyusutan arsip di Kantor Administrasi Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. Kegiatan yang dilakukan meliputi pemindahan arsip dari central file ke record center, pemusnahan arsip serta penyerahan ke Arsip Universitas. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini bahwa pelaksanaan penyusutan arsip di Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada sudah dilaksanakam. Pelaksanaan penyusutan dilakukan dengan menggunakan Jadwal Retensi Arsip yang ada di lingkungan universitas. Hambatan yang dirasakan oleh fakultas dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya ruangan untuk menyimpan arsip serta tidak ada staf yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan.

Disposal is an important activity in an implementation of archival management. The disposal is aimed to reduce the sum of the archive volume by moving the inactive archive which exits in a ‘central file’ to the main archive or ‘record centre’, by finishing off the useless archive which run off its retention period, and by transferring archive from the archival unit to the archival institution base on each level. In this activity archive is reappraisal by observing Record Retention Schedule that is a tool which is used to know the retention or the borrowing period of the archive. In collecting the observation data writer uses three methods that are observation, participation in the implementation of the disposal, and interview and literature. This research will analyze implementation of archive disposal in Kantor Administrasi Faculty of Animal Science. This research is analyzed by moving archive from the central file to the record center, by finishing off the archive, and by transferring archive to the university archival. After analyzing the data of this research writer can draw the conclusion that is the implementation of archive disposal in the Faculty of Animal Science has been done. The implementation of the disposal is done by using the record retention schedule which exists in the university environment. The obstacle which is faculty found in the archive management is the minimum room to store the archive and no competence staff that has archival education background.

Kata Kunci : Penyusutan, central file, record centre, lembaga kearsipan, penilaian, Jadwal Retensi Arsip.