IMPLEMENTASI APLIKASI PENGARSIPAN UNTUK MEMBANGUN DAN MENDUKUNG TERCIPTANYA SISTEM PAPERLESS OFFICE ( Studi kasus : sistem paperless office Jurusan Teknologi Informasi UMY )
Apriliya Kurnianti, Ir. Rudy Hartanto, MT
2014 | Tesis | S2 Mag.Tekn.InformasiPaperless office dapat mendukung efektifitas, efisiensi dan produktivitas organisasi. Berdasarkan penelitian tahap analisis keutuhan diketahui bahwa terdapat permasalahan yang dihadapi oleh JTI UMY dalam mengelola arsip dan dokumen. Masalah tersebut meliputi fasilitas penyimpanan arsip dan dokumen tidak sebanding dengan jumlah arsip dan dokumen yang banyak dan selalu bertambah, belum ada sistem khusus yang diberlakukan dalam mengelola arsip dan dokumen, penataan dan penyimpanan arsip dan dokumen belum dikelola dengan baik, petugas tidak memiliki keahlian khusus dalam bidang pengeloaan arsip dan dokumen. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi tersebut maka dibuat program aplikasi pengarsipan JTI UMY. Program aplikasi pengarsipan diberi nama SIMARSIP. Penelitian menggunakan metodologi SDLC (Software Development Life Cycle) prototype dimana proses pembuatan sistem dilakukan dengan membuat prototype-prototype untuk memuaskan kebutuhan user dan untuk memahami kebutuhan user dengan lebih baik. Tahapan yang dilakukan meliputi pengumpulan kebutuhan, perancangan dan evaluasi prototype. Hasil Pengujian aplikasi adalah sistem yang dibangun secara fungsional sudah dapat menghasilkan output seperti yang diharapkan, dan hasil dari pengujian aplikasi tampilan dari sistem pengelolaan arsip yang dibangun sudah memenuhi kebutuhan..
Paperless office can support the effectiveness , efficiency and productivity of the organization . Based on the analysis stage of research integrity is known that there is a problem faced by JTI UMY in managing records and documents . These problems include archive and document storage facilities are not proportional to the number of records and documents that a lot and always increasing , there is no specific system in place to manage records and documents , arrangement and storage of archives and documents have not been properly maintained , the officer has no special expertise in field management of archives and documents . Based on the problems facing the program made JTI UMY archiving applications . Filing an application program named SIMARSIP . Research using SDLC methodology ( Software Development Life Cycle ) in which the process of making a prototype system is done by creating a prototype - prototype to satisfy user needs and to understand better the needs of the user . Steps being taken include requirements gathering , design and evaluation of prototypes . Testing results of the application is built system functionally can produce output as expected , and the results of testing the look of the application file management system that has been built to meet the needs .
Kata Kunci : paperless office, arsip, sistem informasi
