PRESERVASI ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

NINDYA DARPITA YUDHA, Dra. Eny Kusumindarti W.

2013 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan tugas akhir ini menjelaskan mengenai preservasi arsip yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Praktik kerja lapangan yang menjadi dasar atas pembuatan laporan tugas akhir ini dilaksanakan dengan durasi waktu satu bulan. Proses preservasi yang meliputi tindakan pencegahan, tindakan perawatan dan restorasi. Media simpan informasi arsipnya mencakup seluruh jenis dan media simpan informasi arsip, mulai dari arsip tekstual dan arsip media baru. Data – data yang tersaji dikumpukan dengan menggunakan 3 metode yaitu studi pustaka, wawancara dan observasi. Proses preservasi dengan tindakan pencegahan dengan cara pemeliharaan lingkungan tempat simpan arsip. Cara ini meliputi keamanan gedung, kedisiplinan pegawai, pengaturan suhu dan kelembaban, dan pencahayaan. Sedangkan untuk perawatan informasi meliputi penggantian sarana media simpan arsip, fumigasi yang selalu dilakukan rutin setiap satu tahun sekali, kamperisasi yang dilakukan minimal 2 kali dalam satu tahun tergantung dengan ketersediaannya anggaran, dan alih media. Untuk restorasi biasanya mengagendakan khusus suatu waktu untuk melakukan kegiatan pemilahan arsip yang akan direstorasi karena memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Kesimpulan dari laporan tugas akhir ini antara lain bahwa Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta telah melakukan seluruh rangkaian proses preservasi, dengan peralatan yang memadai. Namun peningkatan kreatifitas dari para karyawannya perlu ditingkatkan lagi, mengingat keterbatasan anggaran yang tersedia. Sebaiknya pula pengenalan tentang Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta perlu dikerahkan lagi agar menarik masyarakat untuk dapat turut serta melestarikan khasanah arsip yang dimiliki.

This final report explained about archives preservation which was held in Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. The base of this final report was the field work practice which was held for about one month. The preservation process included prevention action, treatment action and also restoration action. The archives information storage media covers from the entire kinds of textual archive and new media archive. The explained data were gathered through three methods, they are library study, interview and observation. The prevention action in this process is operated with the place preservation of the storage media. This way of preservation includes the preservation of safety building, disciplines of the worker, temperature and humidity control and lighting. Whereas, for the information preservation includes replacement of medium of the archives storage media, fumigation which is held routinely once in a year, do the camphor system which is held minimal twice a year depended on the availability of budgeting and media transfer. Usually for the restoration process, it is specially scheduled in order to do the process archives sorting activity which will be re-stored because of the minimal budget. The conclusion of this final report is that the Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta has done all series of preservation process with the sufficient equipment. However, the improvement of its employee’s creativity needs to be increased because of the available budget restrictiveness. On the other hand, it is necessary for the society to be familiar with Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, therefore Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta needs to find ways to make the society knows about the archive collection which they had.

Kata Kunci : -