Benchmarking sistem pengendalian internal perusahaan PT. Toyota-Astra Motor bagi sistem pengendalian internal perusahaan badan usaha milik negara

KUSUMAWATI, Yuli Noor, Dr. Indra Bastian, MBA

2001 | Tesis | S2 Akuntansi

Di tengah perubahan global yang mempengaruhi kondisi ekonomi. sosial dan politik, BUMN sangat membutuhkan Struktur Pengendalian Internal (SPI) yang kuat untuk 1) ketahanan BUMN, 2) pencapaian tujuan dan kemajuan usaha BUMN sehingga dapat menjalankan peranan pentingnya sebagai unit ekonomi, stabilisator dan penggerak pembangunan, dan 3) mendukung upaya-upaya pemerintah dalam merestrukturisasi BUMN. Restrukturisasi ini merupakan salah satu kebijakan reformasi dan upaya penyesuaian BUMN terhadap perubahan lingkungan bisnis dengan tujuan memperbaiki efisiensi dan kinerja perseroan. Untuk memperbaiki SPI BUMN hams melakukan penyesuaian dan pengadopsian (benchmarking) SPI dan perusahaan swasta handal SPI-nya. Studi benchmarking ini sangat penting karena merupakan pendekatan proaktif yang memfokuskan pada usaha perbaikan terns-menems yang meningkatkan kinerja perusahaan. Sebagai benchmark SPI dipilih perusahaan swasta yang telah sukses dengan TQA/f-nya, yaitu PT. Toyota Astra Motor. Berkaitan dengan benchmarking, penelitian ini bertujuan untuk 1) mengkaji ulang bagaimana SPI di perusahaan PT. TAM yang ada selama ini, 2 J mengkaji ulang kebutuhan-kebutuhan dalam praktek perusahaan BUMN terhadap SPI, 3) studi benchmarking SPI terhadap PT. TAM dan perusahaan BUMN, 4) membuat usulan rancangan SPI untuk master plan restrukturisasi BUMN. Dengan penelitian grounded theory, model benchmarking yang digunakan adalah model gabungan yaitu: 1) Merencanakan dan mengorganisasikan proyek benchmarking, meliputi pemahaman secara konseptual tentang benchmarking, menentukan siapa yang akan dijadikan kandidat partner dengan menggunakan analisa SWOT, 2) Mengumpulkan data-data yang dibutuhkan. Data dikumpulkan melalui wawancara pendahuluan, kuesioner via surat maupun pengisian langsung oleh perusahaan, data-data perusahaan, literatur dan data sekunder lairmya, 3) Menganalisa data tentang kesenjangan kinerja dan secara operasional yang kemungkinan yang dapat dicapai (enabler). Kaitan antara SPI dengan kinerja diuji menggunakan Correlation Pearson. Untuk melihat kesenjangan kinerja Terlebih dulu dikaji ulang SPI masing-masing perusahaan selanjutnya perbedaan kinerja diuji dengan uji beds rata-rata (uji t). 4) Memperkenalkan hasil dan benchmarking, yaitu meliputi hasil diskusi dan jajag pendapat terhadap hasil benchmarking Hasil dan analisa SWOT membuktikan bahwa PT. TAM memang layak dijadikan benchmark karena faktor kekuatan dan kesempatan yang besar, terutama disebabkan oleh gugus kendali mutunya yang didukung PDCA (plan-do-check-act) dan kebijaksanaan restrukturisasi besar-besaran. Kemudian hasil dan kaji ulang SPI PT. TAM msnunjukkan bahwa Reengineering Accounting mempunyai peranan penting dalam SPI PT. TAM sehingga lebih spesifik untuk di-benchmark. Disisi lain kaji ulang terhadap SPI 27 perusahaan BUMN menunjukkan bahwa SPI BUMN 11 perusahaan jasa campuran rata-rata masih ditangani secara kombinasi komputer dengan manual namun lebih dominan manualnya, sedangkan 16 perusahaan BUMN manufaktur masih ditangani secara kombinasi antara komputer dan manual namun lebih dominan komputernya. Kebutuhan perusahaan BUMN terhadap pengendalian internal adalah meliputi; penggunaan sistem buku besar (General Ledger) terpusat di perusahaan pusat yang terintegrasi dengan cabang untuk memudahkan pengendalian transaksi dan memudahkan rekonsiliasi, pencatatan akuntansi yang terdokumentasi dengan baik, kepraktisan otorisasi (mengurangai birokrasi yang berbelit-belit), pendelegasian wewenang yang diikuti bukti tertulis dan terdokumentasi dengan baik, informasi dan laporan penting dengan lead time yang rendah, training yang melatih karyawan dalan mengoperasikan komputer dan mengisi kartu-kartu bukti transaksi secara lengkap. Kinerja yang diukur dari reengineering accounting dalam pengendalian penjualan dan pembelian adalah meliputi kecepatan laporan, keakuratan angka-angka dalam laporan, banyaknya pemeriksaan, dan format laporan (disertai analisa atautidak). Kaitan kinerja-kinerja tersebut dengan pengendalian penerimaan penjualan sebesar r=0,480 (p <0,05 dan pengendalian pembelian sebesar r= 0,470 (p<0,05). Hasil uji t terhadap kinerja kunci pengendalian dan akuntabilitas antara perusahaan BUMN dengan perusahaan PT. TAM beds secara signifikan (p< 0,05). Demikian kinerja taraf pencapaian tujuan SPI. Tingkat perbedaan tersebut disebabkan beberapa kelemahan dalam pengendalian penjualan dan pembelian perusahaan BUMN. Namun perbedaan kinerja tersebut bukan merupakan rintangan untuk melakukan benchmark sebab antara perusahaan BUMN dengan PT. TAM masing-masing mempunyai elemen pengendalian penjualan dan pembelian — tidak ada perbedaan yang signifikan masing-masing p>0,05. Disamping itu presepsi terhadap nilai tambah antara keduanyajuga tidak berbeda (p>0,05), artinya perusahaan BUMN setuju dan mempunyai harapan yang sama terhadap penerapan sistem barn untuk meningkatkan kinerja. Analisa menghasilkan master plan yang terdiri dari 13 butir untuk mengembangkan SPI yang ada di perusahaan BUMN, dapat diterima oleh 75% perusahaan BUMN. Master plan ini akan dapat digunakan dalam program restrukturisasi pengendalian dan membantu dalam praktek pengambilan tindakan baik oleh pihak manajemen maupun pemerintah sehingga terjadi peningkatan transparasi dan kejujuran dalam praktek usaha. Hasil diskusi dan pengenalan hasil benchmark menghasilkan 6 poin penting yang mungkin akan jadi kendala dalam penerapan master plan tersebut. Enam poin tersebut secara berurutan dari yang sangat menjadi kendala hingga yang agak menjadi kendala adalah 1) kemampuan SDM dalam pengoperasian komputer, 2) alokasi dana oleh pihak manajemen, 3) takut pengalihan fungsi dan perampingan organisasi, 4) budaya organisasi sulit dirubah 5 ) kebijakan manajemen 6) belum ada departemen EDP 7) persetujuan dan pemegang saham mayoritas. Jadi secara sistem BUMN siap melakukan benchmarking namun secara software organisasi belum siap.

In the globalization change that influence social, economic, and political condition, State Owners Firm essentially needs a powerful Internal Control System (ICS) for (1) State Owners Firm sustainability, (2) achieving goals and advancing State Owners Firm's businesses in order to be able to play its important role as economical unit, stabilizer and development agent, and (3) supporting government efforts in restructuring of State Owners Firm. The restructure is one of the reform policies and State Owners Firm adjusting to the changes of business environment to improve company's efficiency. In improving ICS, State Owner Firm should carry out some adjustments and benchmarking ICS from the private company with powerful ICS. This benchmarlung study is very important due to its proactive approach focusing on sustainable improvement efforts to multiply company's capability. PT. Toyota Astra Motor was chosen because of its successfulness in TQM. Regarding to the benchmarking, the main goals of this research are : 1 ) to review how is the current ICS in TAM company, 2) to review the needs in the practice of State Owner Firm in ICS, 3) to study benchmarking of ICS to TAM company and State Owners Firm, 4) to set ICS planning suggestion for the restructure master plan of State Owners Firm. Based on the grounded theory, the benchmarking model used is the integration of several models : 1) Planning and organizing benchmarking project, including conceptual understanding of benchmarking, determiningwho will be the partner candidates by using SWOT analysis. 2) Collecting needed data. Data was collected by introduction interview, by mail questionnaire or direct filling by companies, company's data, literature, and other secondary data. ) Analyzing data about capability unbalance and operationally enabler to be achieved. To correlation between ICS and perfomance can be assessed by Correlation Pearson. Review of ICS in companies obviously done to see perfomance gap, followed by assessing perfomance differences by equation due to the normal distribution sample. ) Recognizing the result of benchmarking, including the discussing result and public sharing to the benchmarking result. The result of the SWOT analysis proved that PT. TAM properly and qualified to be a benchmark because of power and big opportunity factors, especially caused by its TQM that supported by PDCA (plan-do-check-act) and its large scaled restructure policy. The result of the review of ICS at PT. TAM showed that Reengineering Accounting played important role in ICS of PT. TAM, so it is more specific to be benchmarked. On the other side, the review of ICS to 27 State Owners Firm showed that the ICS of 11 State Owners Firm with mixed services is still handled in average by computer and manual combination with manual domination, whereas 16 State Owners Firm manufacture handled with computer domination. State Owner Firm need of internal control include; the use of General Ledger focused on central company integrated with branches to make transaction control, reconciliation, account writing easier in a good documentation, reducing complexity of bureaucracy, authority delegation followed by written evidence and documented well, information and important report with low lead time, employee training of administration and computer fluency. Capability assessed by reengineering accounting in purchasing and selling control includes report speed, number accuracy of report, control intensity, and report form (enclosed with analysis or not). The correlation between those capabilities and acceptance control of selling was r = 0.480 (p < 0.05) and purchasing control was r = 0.470 (p < 0.05). While, the t-test to the perfomance of control key and accountability between State Owners Firm and TAM company significantly different. That difference degree was caused by several weaknesses in selling and purchasing control of State Owners Firm. But it wasn't barrier to carry out benchmark because both of the companies has the same of selling and purchasing control elements. Besides, there was no different perception of their value added_ which means that State Owners Firm agreed and have same hope to the new system application to improve company perfomance. Analysis generate a master plan contains of 13 elements to develop State Owners Firm's ICS. This master plan will be able to be used in control restructure program and help us in action taking practice both by management and government to increase transparency and honesty in practice. Discussion result of benchmark recognition generates 6 important point. Those points in influencing order are : 1) Human resources ability in operating computer, 2) fund allocation by management, 3) afraid of function movement and organizational downsizing, 4) unchanged organizational culture, 5) management policy, 6) there is no EDP department, 7) agreement of majority stockholders.

Kata Kunci : Restrukturisasi, Benchmarking, SPI , Reengineering Accounting, Integrasi General Ledger, Restructuring, Benchmarking, Internal Control System, Reengineering Accounting, General Ledger Integration