PENATAAN BERKAS DI BALAI BESAR PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PELAYANAN KESEJAHTERAAN SOSIAL (B2P3KS) YOGYAKARTA

CITRA DWI WULANSARI, Drs. Burhanudin Dwi Rokhmatun

2013 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan tugas akhir ini mengambil tema tentang penataan berkas. Pengambilan tema tersebut dikarenakan penataan berkas merupakan kegiatan yang diperlukan demi mendukung proses administrasi di instansi perkantoran. Bagian penataan berkas meliputi pemberkasan arsip aktif, penemuan kembali dan peminjaman serta pemeliharaan. Adapun tujuannya yaitu menata berkas agar tertata secara benar, logis, efisien dan sistematis sesuai dengan prosedur serta penemuan kembali lebih mudah, cepat dan tepat. Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam mendukung tugas akhir ini melalui beberapa cara antara lain dengan studi pustaka untuk sumber referensi yang relevan dalam merumuskan konsep sesuai tema. Sementara itu, terdapat juga metode wawancara (interview) dengan karyawan di instansi untuk melengkapi data hasil penelitian, serta observasi yang digunakan untuk mendapatkan data yang kongkrit atau nyata berkaitan dengan topik penelitian. Kesimpulan laporan akhir ini adalah bahwa penataan berkas di Bagian Tata Usaha Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraaan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta belum sepenuhnya tertata secara optimal. Adapun sebagian arsipnya hanya ditata seadanya dan ditumpuk tanpa memperhatikan sistem prosedur penataan karena faktor terbatasnya sarana dan prasarana, serta kurangnya informasi tentang penanganan arsip. Hal ini akan menyulitkan penemuan kembalinya, apabila arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan dalam proses kerja.

This final report taking the theme filing. Taking the theme mentioned because filing constitute important activity that be required to support administrative process in instance. Part of filing to enclose active filing, loan and retrieval records and care. The goal is organize files arranged the correct, logical, efficient and systematic accordance with the procedures of files and also retrieval of records more easy, fast and right. Methods of data collection in support of the thesis in several ways such as by the literature for reference relevant source in to formulate concept fit the theme. Meanwhile, there are also interviews with official in instance for to fill up data produce research and also observation methods are used to obtain related to the research topic. The final report concluded that be filing in the administration Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial (B2P3KS) Yogyakarta not yet fully arranged optimally. The archives only partially laid out stacked without arrangement regardless of the procedure because limited factilities and infrastructur factors, as well as the lack of information about the handling of files. This will complicate the retrieval of records, if the files at any time needed in the work process.

Kata Kunci : -