PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI DINAS PARIWISATA DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

IKA AFIYANTI, Dra. Eny Kusumindarti W

2013 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir yang mengangkat tema pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis yang ada di sana. Hal-hal yang perlu diketahui dari pengelolaan ini adalah apa saja arsip yang dikelola, bagaimana keadaan arsip dan sistem penyimpanan arsip dinamisnya. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan mulai dari pengelolaan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan arsip, dan penemuan kembali arsip. Pengelolaan arsip juga dilakukan untuk arsip non korespodensi seperti buku-buku laporan dan sebagainya. Metode penelitian yang digunakan untuk menyusun laporan Tugas Akhir ini adalah metode observasi, wawancara, dan studi pustaka. Metode observasi dilakukan dengan pelaksanaan praktek secara langsung di lapangan. Metode pengumpulan data yang kedua yaitu metode wawancara dengan mengajukan pertanyaan kepada petugas yang menangani arsip di sana. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis di Dinas Pariwisata Daerah DIY. Metode terakhir yang digunakan adalah metode studi pustaka yaitu mengumpulkan data-data yang bersumber dari buku atau bahan pustaka tentang pengelolaan arsip dinamis. Kesimpulan dari hasil penelitian di Dinas Pariwisata Daerah DIY menunjukkan bahwa pemberkasan arsip dinamis yang telah dilakukan secara rutin telah sesuai dengan manajemen kearsipan yang baik. Sarana dan prasarana yang tersedia sudah dimanfaatkan sepenuhnya namun perlu adanya record center sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif yang layak untuk menjaga keselamatan fisik dan informasi arsip.

The Final Report on the theme of records management in Dinas Pariwisata Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta described the records management. The things you need to know from this administration were what archives were managed, how the records condition and records center systems. The records management were starting from the management of mailhandling filing system and records retrieval. The records management was also carried out for non correspondence records. The methods used to prepare this final report were observation, interviews, and literature study. The observation method was done by implementing direct practice in the field. The second method of collecting data was the interview method by asking questions for the officers who handles the records. The questions proposed relate to the records management of the Dinas Pariwisata Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. The last method was the method of literature study that collected data sourced from books or library materials on the records management. The conclusions from the study in Dinas Pariwisata Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta showed the filing system that has been done regularly, it indicate a good Records Management records was more regularly after the filing. Facilities and infrastructure available was fully utilized but need the records center for housing of the inactive records that would be adequate to maintain the physical safety and records information.

Kata Kunci : -