EVALUASI PELAKSANAAN PROSEDUR TETAP PELAYANAN SURAT KETERANGAN MEDIS DI INSTALASI REKAM MEDIS RSUD KOTA YOGYAKARTA

ARGA PUSPITA EVI, dr. Wahyudi Istiono, M. Kes.

2013 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS

Latar Belakang: Pelayanan rekam medis adalah pelayanan penunjang profesional berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan.Fungsi rekam medis penting sehingga diperlukan aturan, yaitu Prosedur Tetap. Di RSUD Kota Yogyakarta belum memiliki prosedur tetap yang lengkap tentang pelayanan surat keterangan medis. Ketidaklengkapan tersebut, yaitu belum adanya standar waktu pembuatan dangambar alur pelayanannya.Kelengkapan prosedur merupakan bagian dari mutu pelayanan dan akreditasi rumah sakit, untuk itu perlu adanya evaluasi terkait pelaksanaan prosedur tetap.Hasil evaluasi diharapkan dapat meningkatkan pelaksanaan pelayanan surat keterangan medis sehingga dapatberjalan dengan baik dan sesuai dengan peraturan yang ada. Tujuan: Mengetahui pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis dan mengetahui hasil evaluasipelaksanaan prosedur tetap tersebutdi Instalasi Rekam MedisRSUD Kota Yogyakarta. Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan menggunakan rancangan penelitian cross sectional. Subjek penelitian adalah petugas Bagian Tata Usaha, petugas surat keterangan medis, petugas Instalasi Rekam Medis, dokter, dan Kepala Instalasi Rekam Medis. Objek penelitian adalah pelaksanaan prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil:Tempat pelaksanaan dan pelaksana pelayanansurat keterangan medis telah dilaksanakan di Instalasi Rekam Medis, namun belum ada ruang dan petugas khusus. Langkah-langkah pelaksanaanpelayanan sebagian besar sudah sesuai dengan prosedur yang ada, namun tidak berjalan dengan baik dan penerapannya tidak sesuai berkaitan dengan proses pembuatan yang lebih dari 7 hari sehingga perlu dicantumkan batasan waktu pembuatan dan gambar alur pelayanan.Pemaparan informasi rekam medis sudah berdasarkan persetujuan pasien dan menggunakan formulir yang valid,. Surat keterangan medis diketik oleh petugas surat keterangan medis dan di tanda tangani oleh dokter sesuai dengan kewenangannya. Pihak yang memerlukan surat keterangan medis adalah individu (20 permintaaan), asuransi (63 permintaan), kepolisian (8 permintaan), dan instansi (14 permintaan). Jenis surat keterangan medisadalah surat keterangan dokter/SKM (20 permintaan),klaim Asuransi lain (36 permintaan), Instansi (12 permintaan), Jasa Raharja (5 permintaan), Jamsostek (22 permintaan), Visum (8 permintaan), dan Mutasi (2 permintaan)..Hasil rekapitulasi selama bulan Januari hingga Maret 2013, diperoleh bahwa surat keterangan medis tepat waktu 72,38% dan terlambat 27,62%, jumlah permintaan terbanyak Klaim Asuransi Lain (36 permintaan) dan kasus penyakit Dalam&Umum (21 kasus), keterlambatan waktu pembuatan sering terjadi pada permintaan Jasa Raharja (60%) dan kasus Bedah (36,36%). Usulan draft prosedur tetap pelayanan surat keterangan medis dalam penelitian ini formatnya telah mengacu pada KARS (2001) dan isi telah disesuaikan dengan teori-teori yang ada sehingga terdapat perubahan dibandingkan draft prosedur tetap yang dibuat pihak rumah sakit, yaitu pengertian pasien, ahli waris, penambahan tujuan, dan isi prosedur pada proses pembuatan surat keterangan medis.

Background: The medical records service is professional support services oriented to the needs of health information. Function of medical records is important so that the necessary rules (Standard Operating Procedure). In the hospital of Yogyakarta City has not had a complete operating procedures about the services of medical certificate. Incompleteness is not had standard of time and image of service flow. The completeness of the procedure is part of the quality of services and accreditation of hospitals, so it is necessary to evaluate the implementation of procedures. Evaluation results are expected to improve the services of medical certificate. Objective: Evaluate the implementation, process, use, timeliness of the service of medical certificate and make the proposed draft of standard operating procedures in the Installation of Medical Record the hospital of Yogyakarta City. Method: The type of research used in this study was a descriptive study with qualitative approach and use a cross-sectional study design. Subjects were the officers of Administration, the official medical certificate, the medical record officer installation, physicians, and the Chief of Medical Record. Object of study is the implementation of the medical certificate services procedure. Data collection techniques using observation, interviews, and documentation. Results: The place of implementation and the implementer of the medical sertificate services has been implemented in the Installation Medical Record, but there is no space and specialized personnel. Step-by-step implementation of the services are in accordance with existing procedures, but it is not going well and its application is not in accordance with the related manufacturing processes (more than 7 days) so to be given the time constraints and image of service flow. Exposure information of medical record was based patient consent and use valid forms. The medical certificate typed by the officer and signed by a physician in accordance with their authority. Parties that require a medical certificate is the individual (20 requests), insurance (63 requests), the police (8 requests), and institutions (14 requests). The kind of medical certificate is a medical certificate / SKM (20 requests), other insurance claims (36 requests), agency (12 requests), Jasa Raharja (5 requests), Social Security (22 requests), Visum (8 requests), and Mutations (2 requests). The result of recapitulation during January to March 2013 is the medical certificate on time 72.38% and 27.62% late, the highest number of requests Other Insurance Claims (36 requests) and cases of disease internal&general (21 cases), the delay time happen on demand of Jasa Raharja (60%) and Surgical cases (36.36%). The proposed draft of standard operating procedures in this study, the format and content have been referring to the KARS (2001) and has been adapted to the existing theories. Suggestion: Proposed draft of standard operating procedures in this study there is a change, that understanding the patient, heirs, adding purpose and content of the procedure on the manufacturing process, so it can be used as input in the preparation of operating procedures services of a medical certificate.

Kata Kunci : evaluasi,prosedur tetap,pelaksanaan, pelayanan, suratketerangan medis