ANALISIS IMPLEMENTASI PAPERLESS OFFICE (PLO) DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA (STUDI KASUS DI TIGA FAKULTAS)

Haried Novriando, Dr. Ir Lukito Edi Nugroho, M.Sc

2012 | Tesis | S2 Mag.Tekn.Informasi

Salah satu aspek penting yang diperlukan untuk menentukan keberhasilan implementasi suatu sistem adalah evaluasi. Evaluasi merupakan salah satu aspek penting yang diperlukan untuk mengetahui keberhasilan penerapan dari suatu sistem informasi. Evaluasi dapat pula digunakan sebagai acuan untuk pengembangan sistem lebih lanjut. Penelitian ini melakukan evaluasi penerapan Sistem Paperless Office (PLO). Paperless Office di lingkungan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta merupakan sebuah sistem yang belum lama diimplementasikan sehingga membutuhkan umpan balik untuk melakukan perbaikan berkelanjutan. bertujuan Penelitian ini untuk mengevaluasi penggunaan sistem Paperless Office (PLO) Universitas Gadjah Mada Yogyakarta dengan menggunakan metode Delone and Mclean, dan untuk mengolah data survei tersebut menggunakan software Partial Least Square (PLS) untuk mengukur persepsi pengguna terhadap PLO apakah berjalan sesuai fungsinya. Data yang diperoleh merupakan data primer dengan menggunakan kuesioner kepada karyawan beberapa Fakultas Universitas Gadjah Mada Yogyakarta pengguna PLO yang aktif menggunakan sistem ini, yang terdiri dari 3 fakultas. Variabel-variabel yang digunakan adalah kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, kepuasan pengguna, dampak individu dan dampak organisasi. Hasil survei menunjukkan bahwa pengguna PLO belum sepenuhnya digunakan oleh semua karyawan pengguna PLO. Faktor yang menghambat terhadap pemanfaatan ini adalah faktor kualitas informasi dan kualitas sistem sehingga pengguna belum merasakan atau memanfaatkan PLO ini secara maksimal dan berdampak pada kurangnya nilai penggunaan PLO.

One important aspect that is needed to determine the successful implementation of a system is the evaluation. Evaluation is one important aspect that is needed to figure out the successful implementation of an information system. Evaluation can also be used as a reference for further system development. This study evaluates the implementation of Paperless Office System (PLO). Paperless Office System is a system that has been recently applied in UGM, requires feedback for continuous improvement. This study aims: (1) to evaluate the use of System Paperless Office in University Gadjah Mada by using Delone and Mclean, (2) to proceed the survey data by using Partial Least Square (PLS) software for measuring user perceptions of the PLO. The data which have been collected are primary data by using questionnaires that has to be fulfilled by Gadjah Mada University employees of three faculties. Moreover, they have to be PLO users who actively use this system. The variables used are the system quality, information quality, service quality, user satisfaction, individual impact and organizational impact. The results of the survey indicate that PLO as a system has not been fully used by all PLO users. Some factors that hinder the utilization of PLO are the lack of information and system quality, so the users cannot maximize the advantage of the PLO. It also affects to the value of utility PLO.

Kata Kunci : evaluasi, paperless office, delon and mclean.