Designing Proper Management Control System for CV Miconos Transdata Nusantara

Ahmad Nugraha Bayu Mukti, Prof. Dr., Abdul Halim., MBA.

2012 | Tesis | S2 Magister Manajemen

CV. MiconosTransdataNusantara (MTN) adalah perusahaan yang didirikan oleh lima orang berasal dari Fakultas Teknik: dengan sedikit pengalaman manajemen dalam perusahaan. Setelah memperkerjakan beberapa karyawan, MTN membutuhkansistem control tertulisdengantujuansetiapkaryawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan misi yang sama seperti yang pendiri lakukan. Untuk mendesain kontrol manajemen yang sesuai, studi kualitatif dengan cara Focus Group Discussion (FGD) digunakan sebagai metode riset. Dalam mendesain sistem kontrol, dua pertimbangan yang digunakan, yaitu pengalaman manajemen dan strategi perusahaan. Pada FGD, analisis dan diskusi dilakukan bersamaan. Terdapat tujuh orang sebagai peserta FGD yang memiliki peran yang berbeda sebagai Pendiri (pemilik), Direktur, Manajer, dan Pengawas. Telah dilakukan delapan pertemuan FGD, yaitu 28 Mei, 17 Juli, 27 Oktober, 9 Desember 2011, dan 2, 5, 7, 10 Januari 2012. FGD pada tahun 2011 dilakukan sebagai bentuk sosialisasi dan menentukan kontrol lingkungan. FGD pada tahun 2012 dilakukan untuk mendesain kontrol proses. Manajemen telah mengevaluasi delapan budaya perusahaan untuk menyesuaikan dengan semua divisi dan menyederhanakannya menjadi hanya dua budaya, yaitu Kepemimpinan dan Tepat Waktu. Divisi RnD diperlakukan sebagai Pusat Estimasi Laba. Divisi Marketing diperlakukan sebagai Pusat Pendapatan. Divisi Operasional diperlakukan sebagai pusat biaya linear dan divisi pendukung diperlakukan sebagai pusat biaya non-linear. Skema perencanaan strategis menghasilkan skema untuk desain produk baru dan program untuk divisi marketing dan operasional. Proses penganggaran menentukan pencapaian dalam satuan keuangan yang dimana berdasarkan model bisnis perusahaan, penganggaran terdiri dari penganggaran pendapatan dan biaya. Desain Balanced Scorecard (BSC) menggunakan parameter dasar dari Kaplan, yaitu Belajar dan Berkembang, Proses Bisnis, PerspektifPelanggan, dan Keuangan. Belajar dan Berkembang diukur bulanan dan dilakukan terhadap perorangan. Proses Bisnis mengukur tiap divisi, sedangkan Perspektif Pelanggan dan Keuangan mengukur perusahaan secara keseluruhan. Ketiga parameter tersebut diukur tahunan. Kompensasi terbagi menjadi dua kategori, yaitu kompensasi bulanan dan tahunan. Semua proses dari MCS dalam perusahaan merupakan sistem terintegrasi dan terhubung sesama bagian dari MCS.

CV. MiconosTransdataNusantara (MTN) is an emerging company established by five people from engineering major with less basic management skill in organizing a company. MTN was Self-employer Company at first. After hiring some employees, MTN needs written control system so that every employee can conduct their job the same way as the founders did; depict the vision from the upper level. To design proper management control, qualitative studywith Focus Group Discussion (FGD) is used as the research method. In designing control system, two considerations used are management experiences and the strategy of the company. In FGD, analysis and discussion are conducted altogether to gather the design of management control system. There are seven people as the participants of FGD, which have different role as Founders (Owner), Director, Manager, and Supervisor. There are eight meetings (FGD) to design MCS in the company: 28 May, 17 July, 27 October, 9 December 2011, and 2, 5, 7, 10 January 2012. FGD in 2011 conducted as socialization process or determining control environment and FGD in 2012 conducted in designing control process. Management has evaluated eight cultures to fit for all divisions and simplify into only two cultures, which are Leadership and In Time. RnD divisions treated as estimated profit center. Marketing divisions treated as Revenue Center. Operational divisions treated as engineered expense center while support division treated as discreationary expense center. The scheme of strategic planning resulted for new product design and programs for both marketing and operational divisions. Budgeting process set the achievement in financial metrics based on business model scheme consists of revenue and cost budget. Balanced Scorecard (BSC) design used in the company still using basic parameters from Kaplan, which are Learning & Growth, Business Process, Consumer, and Financial. Learning and Growth measured monthly and personally. Business process measure each divisions whereas Consumer and Financial measure the company as a whole. Three of them are conducted annually. Compensation divided into two categories which are monthly and annually compensation. All the process of MCS in the company is integrated and linked from each other part of MCS.

Kata Kunci : Focus Group Discussion, Management Control System, Miconos Transdata Nusantara