Application of Lean Thinking to Ship Safety Inspection: A Case Study at Port of Surabaya

FAISAL CAHYADI, Prof. Ir. Sigit Priyanto, M.Sc., Ph.D.

2011 | Tesis | S2 Mag. S. & T.Transportasi

Konsep lean merupakan sebuah cara pikir dan metode yang telah banyak digunakan di berbagai sektor industri untuk meraih efisiensi dan efektifitas kinerja. Konsep ini fokus pada peningkatan alur kerja dan penghapusan pemborosan. Sehubungan dengan itu, penelitian ini mengaplikasikan konsep lean pada pelaksanaan pemeriksaan (inspeksi) keselamatan kapal di Pelabuhan Tanjung Perak, Surabaya. Tujuannya adalah untuk mencermati prosedur yang sudah ada, mengidentifikasi pemborosan dan aktifitas yang tak menambah nilai di dalamnya dan pada akhirnya mengusulkan sebuah prosedur baru yang mengacu pada hasil identifikasi tersebut. Pertama, penelitian ini mempelajari sejumlah publikasi ilmiah yang mendiskusikan konsep lean dan praktiknya di berbagai bidang. Kedua, data 520 inspeksi terhadap 201 kapal selama dua tahun terakhir (2009-2011) dianalisa dengan seksama, terutama terkait dengan perubahan jumlah temuan yang tercatat pada beberapa inspeksi yang berurutan. Yang ketiga, regulasi dan pedoman kerja inspeksi yang menjadi acuan dipelajari, dilanjutkan dengan pengamatan mendalam terhadap proses inspeksi dan sertifikasi di lapangan. Sebagai pelengkap, wawancara dilakukan terhadap 11 orang inspektor dan 48 perwira kapal yang terlibat dalam inspeksi. Keempat, analisis dilakukan menggunakan Value Stream Mapping (VSM) untuk mendesain sebuah prosedur inspeksi yang baru. Hasil analisis menunjukkan bahwa prosedur inspeksi yang ada tidak memberikan dampak yang signifikan pada standar keselamatan kapal terutama menyangkut pengurangan jumlah temuan di kapal. Hanya 37% kapal yang mengalami pengurangan jumlah temuan dalam dua tahun terakhir. Penyebabnya bersumber dari pelanggaran terhadap regulasi. Penerbitan sertifikat kapal tidak mengindahkan jumlah temuan yang tercatat dan perbaikan yang diperlukan untuk mengatasinya. Sementara itu, pemborosan ditemukan dalam bentuk tundaan dan antrian pada pengurusan permintaan inspeksi dan sertifikasi, yang mana disebabkan oleh penggunaan sistem tulisan tangan dalam proses tersebut. Oleh karena itu, penelitian ini merekomendasikan penggunaan sebuah sistem kerja berbasis komputer yang dilengkapi koneksi internet. Selanjutnya, ketaatan terhadap regulasi perlu diperkuat. Keberadaan dua hal ini diyakini akan meningkatkan kinerja inspeksi utamanya menyangkut pengurangan jumlah temuan di kapal.

Lean thinking is a mindset widely used in various industries seeking for efficiency and effectiveness through improvement of process flow and elimination of waste. This research applies lean thinking to ship safety inspection at Port of Surabaya. It aims to investigate the existing procedure, identify wastes and nonvalue- add (NVA) activity within the procedure and ultimately propose a new future state of procedure. Firstly, this research reviewed the concept of lean thinking and its application in many industries. Secondly, it examined data of 520 inspections that have been carried out to 201 ships in the last two years (2009 - 2011) in terms of changes in the number of detected deficiencies. Thirdly, it investigated regulation and guideline relating to the existing procedure. A thorough observation to the actual conduct of inspection in harbour master was also conducted. In addition, 11 marine inspectors and 48 ships officers who have been involved in inspection were interviewed. Fourthly, analyses were conducted using the Value Stream Mapping (VSM) to generate a new future state of inspection procedure. It is found that the existing procedure lacks significant impact in terms of imposing a reduction in the total number of detected deficiency between the earlier and subsequent inspection. Only 37% of the ships experience a reduction, indicating that the performance of inspection is currently at the level of 37 on 100 scales. It was mainly due to the severe violation to the regulation, which was demonstrated by the issuance of ship certificate regardless of corrective action undertaken relating to detected deficiency. Meanwhile, the waste found includes application delay and queue. Detected NVA activity includes duplication of work and the loss of application documents. These problems were due to the excessive use of manual handwriting system. Accordingly, this research recommends two things: first, implementing a computerised system supported by internet connection throughout the conduct of inspection; and secondly, strengthening the adherence to related regulation in order to gain the true function of inspection. It is believed that the integration of these two into the existing procedure would be able to improve ship inspection performance and escalate its impact to ship deficiency reduction.

Kata Kunci : lean, inspeksi keselamatan kapal, value stream mapping