Penyusunan Anggaran sebagai Alat Pengendalian Manajemen kasus PT Pupuk Kalimantan Timur

Ahmad Muhadi, S.E, Ibu Prof. Dr. Sukmawati Sukamulja, MM.

2012 | Tesis | S2 Magister Manajemen

Proses pengendalian manajemen dirancang untuk menjamin tugas-tugas rutin dijalankan seluruh anggota organisasi secara bersama-sama yang dapat membantu tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan. Pengendalian dibutuhkan untuk kesesuaian tujuan korporasi. Pencapaian tujuan bersama memerlukan perencanaan strategis bagi seluruh manajer dan karyawan. Perencanaan tujuan perusahaan akan membutuhkan pengendalian yang berisi langkah-langkah manajemen dalam mencapainya yang meliputi kebijakan-kebijakan, petunjuk-petunjuk umum, dan program-program kegiatan. Penganggaran adalah salah satu kegiatan pokok dalam sistem pengendalian manajemen dan merupakan perencanaan yang paling rinci dari proses perencanaan strategik yang disusun dalam program-program kegiatan perusahaan. Anggaran adalah alat yang sangat penting dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah penjelasan kuantitatif dari perencanaan yang dijabarkan ke dalam unit fisik dan finansial secara periodik. Permasalahan yang dihadapi Pupuk Kaltim khususnya mengendalikan banyaknya departemen dan Kantor Perwakilan Pemasaran yang tersebar hampir di seluruh wilayah Indonesia. Untuk itu maka peran anggaran sebagai alat perencanaan dan alat pengendalian manajemen mutlak diperlukan untuk mencapai tingkat operasional yang optimal, ekonomis, dan efisien. Dalam proses penyusunan anggaran perusahaan, Pupuk Kaltim merumuskan berbagai macam program dirinci dan dinyatakan ke dalam unit kerja serta akan didelegasikan wewenang pelaksanaannya pada manajer-manajer pusat pertanggungjawaban biaya dan pusat pendapatan. Anggaran direncanakan, diformulasikan, dan diimplementasikan tidak saja oleh manajemen puncak, tetapi juga semua level pimpinan dan bawahan. Proses anggaran merupakan alat negosiasi antara manajer puncak dan bawahan untuk menentukan apa saja yang harus dilakukan. Pengendalian dilakukan dengan membandingkan perbedaan yang telah direncanakan dengan realisasinya, yang membutuhkan pertanggungjawaban atas selisih di antara keduanya. Analisa dilakukan dengan mengolah data yang berhubungan dengan proses penyusunan anggaran Pupuk Kaltim dan membandingkannya dengan teori-teori yang relevan. Pupuk Kaltim telah melakukan penyusunan anggarannya dengan baik mulai dari merencanakan, mengkoordinasi, sampai dengan mengendalikan pelaksanaan anggaran. Pelaksanaan penganggaran dilakukan secara partisipatif, sehingga menghasilkan suatu komitmen antara manajemen puncak dengan para bawahannya dalam mencapai target anggaran. Para manajer menyiapkan strategi berupa program kerja yang terinci untuk mencapai target tersebut. Tentunya ada beberapa perbaikan yang harus dilakukan oleh Pupuk Kaltim agar proses pengendalian efektif dan efisien. Hal ini memerlukan perbaikan sistem penyusunan anggaran yang lebih praktis, cepat dan tepat dalam menangani beberapa unit kerja/direktorat maupun Kantor Perwakilan Pemasaran yang tersebar hampir di seluruh wilayah Indonesia tersebut.

The process control of management is designed to ensure routine tasks carried by all members of the organization which can help to achieve organizational objectives. Control is needed to fit the corporate goals. Achieving common goals requires strategic planning for all managers and employees. Corporate objectives planning will need process control of management which includes policies, general guidelines, and programs of activities. Budgeting is one of the main activities in the management control system and is the most detailed in the strategic planning of the company programs. A budget is a very important tool in planning and controlling the company. It includes the quantitative measurement translated into physical and financial units periodically. Pupuk Kaltim faces budgeting problem especially in controlling the number of departments and the Marketing Representative Offices which operate across the states. For this reason, the role of the budgeting for management control is absolutely necessary to achieve optimal, economical, and efficient operation. In the company budgeting process, Pupuk Kaltim formulates variety of programs which specified in the unit of department. Its implementation will be authorized to the managers of cost responsibility center and revenues/profit center. Budget is planned, formulated, and implemented not only by top management, but also all levels of leaders and subordinates. The budgeting process is a negotiating tool between top managers and subordinates to determine what should be done. Control is accomplished by comparing the deviation between the planning and the implementation, which requires accountability for the deviation. Analysis carried out by processing the data relevant to the budgeting process of Pupuk Kaltim and compared it to relevant theories. Pupuk Kaltim owned a good budgeting process control, started with planning, coordinating, and controlling the budget execution. The execution of budgeting is carried out by participatory manner and commitment among top management with their subordinates to achieve budget targets. The managers prepare the strategy in form of a work programs to achieve those targets. Some improvements are necessary to achieve effective and efficient control process. Pupuk Kaltim needs more practical, rapid and precise budgeting system that can handle multiple business units, departments, and Marketing Representative Offices which operate across the states.

Kata Kunci : Pengendalian manajemen, perencanaan strategis, penyusunan anggaran, negosiasi, pertanggungjawaban, analisa, komitmen, target anggaran, efektif dan efisien, cepat dan tepat