Perancangan ulang sistem informasi di depo farmasi unit pelayanan umum Rumah Sakit Umum Haji Surabaya

KRISNANINGSIH, Nasrini, Prof. Dr. Hari Kusnanto, S.U., M.S., Dr.PH

2010 | Tesis | S2 Ilmu Farmasi

Sistem Informasi merupakan cara menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi secara sukses dan organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. RSU Haji Surabaya menggunakan sistem informasi berbasis teknologi komputer dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat guna meningkatkan kualitas pelayanannya dan mempermudah kegiatan manajemen. Oleh karenanya, RSU Haji Surabaya membutuhkan sistem informasi yang mampu mengakomodir kebutuhan IFRS dan mengatasi permasalahan yang ada. Penelitian ini bersifat deskriptif-kualitatif, non eksperimental. Data yang dikumpulkan berupa a)review dokumen IFRS, meliputi struktur organisasi IFRS, prosedur tetap pelayanan dan flowchart alur transaksi, b)hasil observasi yaitu respon time, serta c)hasil wawancara mendalam kepada Kepala IFRS, Wakil Kepala IFRS/Apoteker Penanggung Jawab Depo Farmasi, Penanggungjawab Unit Pelayanan Umum, Bagian Penerimaan Resep, Kasir, dan Penanggungjawab Gudang Depo Farmasi RSU Haji Surabaya. Metode yang digunakan adalah FAST (Framework for The Application of System Thinking) fokus pada analisis sistem, meliputi fase definisi lingkup, analisis masalah, analisis persyaratan, dan desain logis. Permasalahan yang ditemui, yaitu respon time yang lama saat peak hour, nilai stock yang berbeda, adanya pasien “Belum Bayar”, dan format laporan keuangan yang belum informatif. Input yang dibutuhkan meliputi data master perbekalan farmasi, permintaan dan penerimaan, periode perhitungan Smin, resep, penjualan, retur perbekalan farmasi oleh pasien, form laporan transaksi per shift, persediaan, keuangan, rekap jumlah resep harian, penggunaan obat generik, serta pemakaian psikotropik dan narkotik. Proses meliputi penyimpanan master perbekalan farmasi, permintaan, penerimaan, perhitungan Smin, memasukan data resep, penjualan, perhitungan stock, retur oleh pasien, dan perhitungan keuangan. Output meliputi data master perbekalan farmasi, permintaan, penerimaan, informasi Smin, data resep, pasien, penjualan dan retur, nota penjualan dan retur, laporan transaksi per shift, persediaan, keuangan, rekap jumlah resep harian, penggunaan obat generik, serta pemakaian psikotropik dan narkotik. Data tersimpan meliputi master perbekalan farmasi, permintaan, detail permintaan, penerimaan, pasien, detail resep, resep, penjualan dan retur, serta detail penjualan dan retur.

Information system is the system that provides informations needed by organization to operate successfully and busineess organization fortunely. RSU Haji Surabaya is using computer based information system to give services for societies in order to raise quality and make management activities easier. So it needs information system that appropriate with the IFRS’ requirements and solve problems. This study is non-experimental descriptive-qualitative research. The data was taken from a)IFRS’ documents review consists of organizational chart, standard operating procedure in servicing, and transactional activities flowchart, b)observation include respon time, and c)deep interview with Pharmacy Division Head, Pharmacy Division Vice-Head/Pharmacist Depo Pharmacy Responsible, General Servicing Unit Depo Pharmacy Responsible, Prescription Receiving, cashier, Depo Pharmacy stockroom Responsible. This study is using FAST (Framework for The Application of System Thinking) method, that focused in analysis system include scope definition, problem analysis, requirement analysis and logical design. Problems that found are long respon time in peak hour, unvalid stocks, no facilities and policies that interrelated with “not pay yet” patient, and uninformative finance report form. Inputs that needed including pharmaceuticals master data, demand, receipt, Smin calculate periods, prescription data entries, pharmaceutical return by patient, and transaction reports per shift, inventory report, finance report, prescription recapitulation daily, generic drug using report, and also psichotropic and narcotic drugs using report forms. Process that needed includes pharmaceutical master saving, demand, receipt, Smin calculation, prescription data entry, sale, stock calculation, return by patient, and finance calculation. The Output consists of pharmaceutical data master, demand, receipt, Smin informations, prescription data, patient data, sales and return data, sales and return note, transactions report per shift, and inventory, finance, prescription recapitulation daily, generic drug using, psychotropic and narcotic drugs using report. The saved data consists of pharmaceutical master data, demand, demand detail, receipt, patient, prescription detail, prescription, sale and return, sale and return detail.

Kata Kunci : Sistem informasi,Sistem pemrosesan transaksi,FAST,RSU Haji Surabaya