Sistem informasi eksekutif dengan alerting system pada prototipe SIMKA di Dinas Kesehatan Provinsi Riau

SURYANI, Eka, Anis Fuad, DEA

2009 | Tesis | S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Latar Belakang: Pengelolaan data dan informasi di Sub Bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi Riau belum dapat dikatakan baik, data tahun 2008 menunjukan lebih dari 54% (136 orang) pegawai memiliki data yang tidak lengkap dan tidak benar. Dibutuhkan sistem informasi elektronik yang dilengkapi dengan alert system agar kegiatan administrasi kepegawaian bisa tepat waktu dan akurat sehingga output yang diperoleh dapat dipergunakan dalam proses perencanaan, rekrutmen, promosi, mutasi dan lain sebagainya. Monitoring pada hal yang penting/krusial dapat menjaga ketepatan ketersediaan data dan menghasilkan informasi yang membantu tugas pimpinan dalam pengambilan keputusan. Objective: Memperkuat prototype aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMKA), dengan menggunakan alert system untuk mendukung di Dinas Kesehatan Provinsi Riau. Metode: Metode dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan rancangan action research, lokasi penelitian di Dinas Kesehatan Provinsi Riau dan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dengan jumlah subjek penelitian ini berjumlah 11 (sebelas) orang. Hasil: Pengembangan prototipe SIMKA terletak pada kelengkapan input data yang dilakukan, Formulir Isian Pegawai (FIP) sebagai alat bantu pada entry data. Alert system pada kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala (KGB), pensiun dan penghargaan, alert system sebagai monitoring terhadap sistem kepegawaian yang ada sehingga menjadi tepat waktu, selanjutnya sistem secara otomatis mengirimkan pesan dalam bentuk SMS, SMS dipilih karena dapat dipastikan setiap pegawai yang ada memiliki telepon seluler. Ketiadaan uraian tugas dan tenaga khusus pengelola data dapat dipecahkan nota dinas Kepala Dinas Kesehatan tentang penunjukan operator SIMKA. Antara Muka Pengguna pada prototipe SIMKA dibuat dengan mempergunakan icon, menu pull down, ukuran huruf sedang dan pemilihan warna yang minim. Pengguna sistem adalah operator, staf di dinas kesehatan dan stakeholder di dinas kesehatan provinsi riau Kesimpulan: Komposisi jumlah tenaga berdasarkan pangkat, pendidikan, dan pelatihan serta jenis kelamin menjadi informasi yang harus tersedia secara periodik untuk pimpinan. Alert system yang sesuai di dinas kesehatan ada pada kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala (KGB), pensiun dan penghargaan. Tanggapan stakeholder menjadi objektif dengan mempergunakan pelaporan kepegawaian yang tersedia dari prototipe SIMKA.

Background: Data and information management in Human Resource Department in Riau Province was not well estabilished. Data from year 2008 show that more than 54% (136) employees possess incomplete and inaccurate manual data. Electronic information system with alert system is needed to improve human resource administrative process. This will result on more timely and more accurate data, and the output can be more useful for planning, recruitment, promotion, mutation etc. Alert in important and crucial data can improve data precision, enhance the information reliability, and support the decision making process. Objective: To improve Human Resource Management Information System (SIMKA) application prototype, with using alert system. To support decision making stakeholder’s in Riau Provincial Health Office. Methods: This was a qualitative study combined with action research. Research was carried out at Riau Province Health Office and District Human Resource Office (BKD) with 11 research subjects. Result: The completeness of data input was being improved. Staff form (FIP) was designed to assist the data entry. Alert system was applied in promotion, periodic salary increment (KGB), retirement, award and birthday. Alert system was designated as a monitor for more timely existing human resource system. The system then otomatically send a message using short message service (SMS). This method was chosen because all employees are assumed to have celular phone(s). The absence of job description or data manager can be solved by health office director’s official SIMKA operators assignment note. Two staff were assigned to be SIMKA operators. SIMKA prototype user interface uses icon, pull down menu, medium font size, and minimal color utilisation. The prototype’s users are operator, health office staff, and stakeholder. Conclusion: Human resources information classified by position, education, training and gender has to be available to executives. System alert suitable for district health office comprises promotion, periodic salary increment (KGB), retirement and award. Stakeholders feedback becomes objective using available human resource report within SIMKA application.

Kata Kunci : Alert system,Sistem informasi,Sumber daya manusia,Pengambilan keputusan, Alert system, Information System,Human Resource Departement, Decision Making