Analisis efisiensi pengelolaan obat pada tahap procurement di instalasi farmasi Rumah Sakit Daerah Kabupaten Madiun tahun 2006-2008

MEGARUMI, Agusti Irfantika, Prof. Dr. Achmad Fudholi, DEA, Apt

2009 | Tesis | S2 Magister Manajemen Farmasi

Pengelolaan obat di Rumah Sakit terdiri dari beberapa tahap, yaitu selection, procurement, distribution dan use. Tahap procurement meliputi pengukuran kebutuhan obat (perencanaan), memilih metode pengadaan, mengatur tender, penetapan kesepakatan kontrak, menjamin mutu obat, dan memastikan kontrak berjalan sebagaimana mestinya. Dari hasil observasi pendahuluan di RSD Kabupaten Madiun ditemukan beberapa masalah ketidakefisienan pada tahap procurement, antara lain merencanakan obat lebih banyak dan memilih jenis item obat yang kurang tepat sehingga sering terjadi duplikasi, untuk itu perlu diungkap dan dianalisis sampai sejauh mana tingkat efisiensi proses pengelolaan obat pada tahap procurement di Instalasi Farmasi RSD Kabupaten Madiun. Penelitian ini menggunakan rancangan deskriptif analitis bersifat retrospektif dan prospektif, dengan melakukan analisis terhadap dokumen yang berhubungan dengan proses pengelolaan obat pada tahap procurement yang terdapat di Instalasi Farmasi RSD Kabupaten Madiun. Penyajian dan analisis data dalam bentuk tabel dan uraian tekstual. Tahap procurement diukur tingkat efsiensinya menggunakan indikator efisiensi pengelolaan obat Pudjaningsih (1996) dan indikator pengelolaan obat menurut Departemen Kesehatan RI (2006), kemudian dibandingkan dengan standar atau hasil penelitian untuk mengetahui adanya ketidakefisienan pada masing-masing indikator. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan obat pada tahap procurement di Instalasi Farmasi RSD Kabupaten Madiun belum efisien yaitu dengan diperolehnya data sebagai berikut : persentase alokasi dana pengadaan obat 11,81% dari keseluruhan dana yang dialokasikan untuk pengelolaan RSD Kabupaten Madiun, persentase dan nilai obat rusak atau kadaluarsa rata-rata adalah 0,59%, tingkat ketersediaan obat rata-rata adalah 116,95%, persentase modal atau dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang sesungguhnya dibutuhkan rata-rata adalah 51,75%, perbandingan antara jumlah item obat yang ada dalam perencanaan dengan jumlah item obat dalam kenyataan pemakaian rata-rata adalah 121,3%, perbandingan antara jumlah barang dalam satu item obat dalam perencanaan dengan jumlah barang dari item tersebut dalam kenyataan pemakaian rata-rata adalah 108,54%, frekuensi pengadaan tiap item obat rata-rata adalah 8,67 kali setahun, frekuensi kurang lengkapnya surat pesanan atau kontrak ratarata adalah 0,29%, frekuensi tertundanya pembayaran oleh Rumah Sakit terhadap waktu yang sudah disepakati rata-rata adalah 24 hari.

Drug management in a hospital consists of a few stages, which is selection, procurement, distribution, and use. The procurement phase includes measuring necessary medicine (planning), choosing procurement method, organizing tender, deciding contract deal, guaranteeing quality of medicine, and making sure the contact ran smoothly. Based on the previous observation in RSD Kabupaten Madiun, an inefficiency has been found at the procurement phase, in which the medicine planning exceeds the necessary amount, and choosing an incorrect type of medicine that caused duplication, that is why this needs to be brought up and be analyzed as to how high the medicine management process efficiency in procurement phase in the Pharmacy Installation in RSD Kabupaten Madiun. This research is using the descriptive-analysis method are retrospective and prospective, by doing an analysis to the documents that is connected to the medicine management process at the procurement phase in the Pharmacy Installation in RSD Kabupaten Madiun. The data analysis will be served in a tabular form and textual description. The procurement phase efficiency will be measured using Pudjaningsih’s (1996) medicine management efficiency indicator according to Indonesian Health Department (2006), and then compared to the standard or the result of the research to find out the inefficiency on each indicator. The research shows that the drug management in procurement phase at the Pharmacy Installation in RSD Kabupaten Madium is inefficient based on the following data gathered: 11,81% medicine procurement fund percentage out of the total fund allocated for RSD Kabupaten Madiun management, 0,59% worth of expired/damaged medicine out of supposed 0%, the avarage availability of medicine of 33 days, the percentage of capital/fund available along with all the used fund can only absorb the average of 51.75% of the real total necessary medicine annually, percentage according to between planning with the fact to inappropriate drug 121,3%, percentage according to between planning with the fact to each inappropriate drug 108,54%, the frequency of medicine procurement of 8,67 times annually, and the average invoicing mistake of 0,29%, average 24 days of pending payment.

Kata Kunci : Pengelolaan obat,Tahap procurement,Efisiensi dan indikator,drug management,procurement phase,efficiency and indicator.