Pengembangan model proses bisnis dan perancangan sistem informasi kenaikan jabatan akademik di Universitas Sebelas Maret

SETIADI, Haryono, Dr. Ir. Lukito Edi Nugroho, M.Sc

2008 | Tesis | S2 Magister Teknologi Informasi

Rata-rata 50 % dosen di UNS terlambat mengajukan kenaikan jabatan akademik lebih dari 5 tahun. Delapan puluh persen alasan keterlambatan tersebut adalah karena masalah teknis, yaitu terkait dengan proses pengurusan jabatan akademik yang rumit dan lama. Keluhan terkait dengan proses kenaikan jabatan akademik saat ini juga diungkapkan oleh Tim PAK jurusan, Tim PAK fakultas, serta Tim PAK universitas yang menyatakan proses pengajuan jabatan akademik terlalu lama. Gejala ini mengindikasikan bahwa pengurusan jabatan akademik di UNS saat ini tidak efisien. Hal ini terjadi karena pengurusan jabatan akademik di UNS melalui prosedur birokrasi yang melibatkan banyak unit dan proses pengurusan tersebut masih manual. Proses bisnis dan sistem pengurusan pengajuan jabatan akademik di UNS saat ini perlu diperbaiki agar lebih efisien. Perbaikan dilakukan dengan mengembangan model proses bisnis kenaikan jabatan akademik menggunakan konsep rethink, redesign, dan retool dari metode Bussiness Process Reengineering (BPR). BPR dipilih untuk pengembangan model ini karena karakteristik proses bisnis saat ini perlu dirubah secara mendasar (fundamental), dengan perubahan desain yang radikal, dan hasil perubahan tersebut bersifat dramatikal. Setelah model proses bisnis terbangun, selanjutnya dirancang sistem informasi kenaikan jabatan akademik. Hal ini dilakukan agar proses pengajuan jabatan akademik semakin efisien dan supaya tidak kembali ke proses bisnis lama. Sistem informasi jabatan akademik yang dikembangkan di UNS membutuhkan waktu yang cepat dan melibatkan beberapa level pengguna, yaitu dosen, PAK jurusan, PAK fakultas, PAK universitas serta level pimpinan, yang masingmasing pengguna tersebut memiliki hak akses masing-masing. Berdasarkan karakteristik sistem ini, maka metode prototyping dipilih untuk mengembangkan sistem informasi jabatan akademik di UNS. Model proses bisnis kenaikan jabatan akademik hasil pengembangan memiliki prosedur birokrasi yang lebih ringkas. Pada awalnya, untuk mengajukan kenaikan jabatan akademik di UNS harus melalui 20 entitas dengan 67 proses dan 112 aktivitas. Model proses bisnis baru hasil perbaikan berhasil meringkasnya menjadi 15 entitas dengan 43 proses dan 50 aktivitas. Sistem informasi kenaikan jabatan akademik yang dirancang berdasarkan model proses bisnis hasil perbaikan memiliki fasilitas kalkulasi angka kredit, monitoring perolehan angka kredit, monitoring hasil penilaian angka kredit, monitoring proses administrasi dan form untuk proses pendukung administrasi yang berupa form usulan kenaikan jabatan, form data usul serta form berita acara persetujuan rapat senat. Sistem informasi kenaikan jabatan akademik selain mempercepat proses kenaikan jabatan akademik di UNS, juga dapat dipergunakan untuk menentukan kebijakan bagi pimpinan, dapat dimanfaatkan sebagai pendukung akreditasi jurusan/program studi, pendukung dalam peraihan dana hibah, dan penjaminan mutu UNS

There are about 50 % lecturer in UNS overdue to proffer the academic position more than 5 years. Eighty percent of the delay reason is because of technical problem that’s related to the complicated process. The process is also laid by PAK team, they express that the proffering process academic position is too complicated. This symptom indicate that proffering process academic position in UNS isn’t efficient . It’s happened because the process has to follow long bureaucracy procedure, relate to many the management process and the process is still done manually. Business process and system of proffering academic position in UNS require to be improved, so that more efficient. The improvement conducted with 3 concepts, there are rethink, redesign, and retool from Business Process Reengineering method (BPR). BPR is selected for the development of business process because the characteristic business process of proffering academic position in this time require to be fundamental changes, with radical design, and the dramatically changing result. After business process model is built, then information system is designed. It is done, so the process of proffering academic position more efficient and doesn’t return to old business process. Information system in UNS require quickly time and related to some users level, there are lecturer, PAK and also head level, which each user has an access. Based on system characteristic, prototyping method is selected to develop proffering academic position information system in UNS. Development business process model of proffering academic position has briefly bureaucracy procedure. In the beginning, to proffer academic position in UNS has to pass 20 entities by 67 process and 112 activities. The Result of the new model business is succeed to summarize its become 15 entities by 43 process and 50 activities. Information system is designed based on the business process model, which has facility to calculate credit number, monitoring acquirement of credit number, monitoring of the result credit number assessment, monitoring administration process and form to supporting administration process which is implementation by proffering academic position form, propose data form and also approval form for senate meeting. Besides become quickly in process proffering academic position in UNS, Information system also can be used to determine the leader policy, can be supported in accreditation supporting, support in donation fund acquirement, and quality assurance of UNS.

Kata Kunci : Proses bisnis,kenaikan jabatan akademik,Sistem informasi,BPR,Prototyping, Business Process of proffering academic position, information system, BPR, Prototyping