Strategi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam penerapan otomasi Perpustakaan

SYARIFUDIN, Faisal, Dr. Partini

2007 | Tesis | S2 Sosiologi (Manajemen Informasi dan Perpustakaan

Penerapan otomasi perpustakaan merupakan respon perpustakaan terhadap perubahan yang ditimbulkan oleh adanya tuntutan pengguna yang semakin tinggi akan pelayanan yang lebih baik, serta respon terhadap perkembangan teknologi. UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mulai tahun 2000 menerapkan otomasi perpustakaan, yang membawa peningkatan dari segi pengolahan koleksi dan pelayanan kepada pengguna. Akan tetapi masih terdapat masalah yaitu kurangnya tenaga ahli yang mampu mengoperasikan sistem otomasi dengan baik. Masalah dalam penelitian ini adalah “bagaimana strategi UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga dalam mengelola dan memanfaatkan sistem otomasi untuk meningkatkan kegiatan dan pelayanan perpustakaan?” Penelitian ini bertujuan: 1) memahami strategi yang dilakukan UPT Perpustakaan dalam menerapkan otomasi perpustakaan, 2) mengidentifikasi faktor-faktor pendukung dan penghambat dalam penerapan otomasi di UPT Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga. Penelitian dilakukan pada tanggal 10 Maret-30 April 2006. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif analitik dengan metode kualitatif, yang bermaksud mendeskripsikan suatu peristiwa menurut yang sebenarnya terjadi berdasarkan data-data yang didapatkan peneliti. Informan penelitian berjumlah 12 orang yang terdiri atas 7 orang pengelola UPT Perpustakaan dan 5 orang pengguna, yaitu 3 orang mahasiswa dan 2 orang dosen. Data diperoleh melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data menggunakan empat teknik yaitu telaah data, reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan . Hasil penelitian mengungkapkan bahwa dalam penerapan otomasi, UPT Perpustakaan mencoba melakukan strategi adaptasi (adaptation) dan strategi pemeliharaan (maintaining the current system). Strategi adaptasi terwujud dalam pemberdayaan sumber-sumber eksternal, pemilihan sistem dan sosialisasi, yang tujuannya untuk mengembangkan hubungan dan menyesuaikan diri dengan tuntutan lingkungan luar. Strategi pemeliharaan terlihat dari perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi, yang diarahkan untuk memelihara sekaligus memperkuat fungsi-fungsi internal organisasi. Masih terdapat kelemahan pada strategi adaptasi yaitu pada upaya pemberdayaan sumber-sumber eksternal dan pemilihan sistem, sedangkan kelemahan pada strategi pemeliharaan adalah terletak pada upaya kekurangan tenaga yang terampil dalam pelaksanaan kegiatan pengolahan, serta pada upaya evaluasi penerapan otomasi. Faktor pendukung penerapan otomasi adalah sikap responsif terhadap perubahan, dukungan jajaran organisasi, dukungan pimpinan dan transformasi lembaga dari IAIN ke UIN. Sedangkan faktor penghambat adalah: kelemahan sumber daya manusia, kesulitan bekerja sama dengan unit-unit lain, ketergantungan kepada pembuat sistem dan kelemahan pada sistem otomasi itu sendiri.

The implementation of library automation is a response to higher demand from users for better service, and also a response to the advancement of technology. Since 2000, the Main Library of State Islamic University (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta has implemented library automation system. The implementation involves administration service, collection processing, and services. However, there are insufficient resources to operate the system. The question of this study was “what strategy that the Main Library employed in managing and utilizing automation system in order to improve library activities and services?” The aims of this study were 1) understanding the strategy used by the Main Library, 2) identifying the supporting factors and obstacles in implementation of library automation. This study was conducted from March 10 to April 30, 2006. This is an analytical and descriptive research using qualitative method, which means describing the facts or events based on the data collected by the researcher. Participants for data collection consist of 7 library officers and 5 users (3 students and 2 lectures). Data were collected through observation, interview, and documentation. Data analysis used four techniques; data examination, data reduction, data presentation and conclusion. This study shows that in the implementation of library automation, the Main Library employs adaptation strategy and maintenance strategy. The adaptation strategy deals with the approaches towards external resources, system selection, socialization to develop relationship, and self-adaptation with the external demands. The maintenance strategy deals with planning, implementation, and evaluation which are directed to strengthen the internal functions of organization. The supporting factors in the implementation of automation consist of internal and external factors. The internal factors are responsive attitude towards changing and support from organization members, while the external factors are institutional transformation from the institute (IAIN) to university (UIN) and support from university managements. The obstacles also consist of internal and external factors. The internal factors are incompetence of human resources and high reliability to the system provider, while the external factors are difficulty to maintain the teamwork among the business units, and limitations of the automation system itself.

Kata Kunci : Otomasi Perpustakaan,Strategi Perpustakaan,Library automation, Automation system, Organizational strategy