Perancangan dan implementasi sistem pengelolaan surat resmi di Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada

WASKITO, Dr.Ir. Lukito Edi Nugroho, M.Sc

2006 | Tesis | S2 Teknik Elektro (Magister Teknologi Informasi)

Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja bagian Tata Usaha Jurusan Teknik Elektro (JTE) Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada dengan merancang dan menerapkan Sistem Pengelolaan Surat Resmi. Subyek penelitian adalah bagian Tata Usaha JTE UGM. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, mengumpulkan informasi melalui tatap muka langsung dengan pihak yang berkepentingan, yaitu bagian Tata Usaha, pihak-pihak yang berkaitan dengan surat resmi, dan pengelola JTE sebagai pengambil kebijakan. Penelitian dilakukan dengan melakukan analisa alur dan business process surat resmi yang berlaku di lingkungan JTE, kemudian merancang Sistem Pengelolaan Surat Resmi, dan menerapkan sistem tersebut di lingkungan JTE untuk dapat meningkatkan kinerja bagian Tata Usaha JTE. Sistem pengelolaan surat yang terpusat pada TU menyebabkan kinerja yang tidak efisien. Peningkatan efisiensi didapat dengan melakukan rekayasa pada business process yang lama (existing system), melalui pemangkasan proses penyampaian surat dari dan ke TU. Dengan business process yang baru didapatkan efisiensi penyampaian surat sebesar 1 (satu) sampai 2 (dua) proses. Penerapan Sistem Pengelolaan Surat Resmi dengan menggunakan 2 (dua) aplikasi yang berbeda dapat mengatasi permasalahan pengarsipan dan pencarian surat-surat lama. Dengan struktur basis data yang diusulkan, dapat dilakukan penelusuran pengguna yang membaca surat, pengguna yang melakukan disposisi, pengubahan kategori surat, dan surat-surat lain yang berkaitan dengan surat tersebut.

This research aims at improving the performance of the Administration Division on Department of Electrical Engineering Faculty of Engineering Gadjah Mada University by designing and implementing the Official Letter Management System. The subject of this research is the Administration Division itself. Primary data are gathered by interviewing persons concerned with the official letter management issues, such as the Administration Division Staffs, the Department’s Staffs, and the managers as the decision maker. The Department’s existing system (the flow and the business process of official letters) are examined, and then BPR was applied to obtain new business process. The next step is to design and implement the Official Letter Management System inside the Department’s working environment to improve the performance of the Administration Division. The letter management system that was centralized on the Administration Division caused inefficient performance. Improved performance can be obtained through system reengineering, by getting round the inefficient processes of delivering letters from and to the Administration Division. With the newly reengineered business process, this research concluded that the efficiency rate is 1 (one) upto 2 (two) processes for each letter being managed. The implementation of the Official Letter Management System by using 2 (two) different applications can solve the problem concerning letter archiving and searching. The proposed database structure allows the system to backtrack events, such as users reading the letters, users sending dispositions, category updating, and other linked letters.

Kata Kunci : Teknologi Informasi,Sistem Pengelolaan Surat,E,Office, official letter, efficiency, letter management, BPR, e-office