Sistem Informasi Manajemen Persuratan dan Kearsipan berbasis Teknologi Informasi di Universitas Udayana

PUTRI, Gusti Agung Ayu, Ir. F. Soesianto, B.Sc.E.,Ph.D

2005 | Tesis | S2 Teknik Elektro (Sistem Komputer dan Informatika

Kemampuan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah mampu memfasilitasi komunikasi dan mengotomatisasi sistem diberbagai bidang. Melalui implementasi TI maka budaya paperless – work system akan semakin dapat dikembangkan, disamping itu praktek administrasi yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan verifikasi elektronik. Pemanfaatan TI diharapkan mampu mengotomatisasi sistem persuratan dan kearsipannya di lingkungan Pendidikan Tinggi dan juga memfasilitasi komunikasi antara andministrator di unit kerja Tata Usaha dengan user-user yang berkepentingan terhadap surat tersebut, sehingga nantinya jasa kurir surat yang dikerjakan oleh manusia bisa digantikan dengan memanfaatkan jaringan komputer. Penelitian ini merupakan proses rekayasa perangkat lunak dengan pendekatan paradigma pemrograman berorientasi objek yang dimulai dari tahapan perumusan masalah dan perencanaan, analisa untuk menentukan fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk perancangan proses persuratan dan kearsipan. Hal yang diperhatikan pada pengumpulan kebutuhan atas fungsi yang diperlukan yaitu proses surat masuk beserta disposisinya, proses surat keluar dan metode pengarsipan. Dari hasil penelitian diperoleh kesimpulan bahwa pemahaman hubungan antara perangkat lunak yang dirancang dengan lingkungan eksternalnya sangat membantu memutuskan bagaimana seharusnya menyediakan fungsionalitas sistem yang diminta dan bagaimana menstruktur sistem sehingga dapat berkomunikasi secara efektif dengan lingkungannya.

Nowadays, information technology (IT) has been capable to facilitate communication and automation system in various fields. Paperless-work system culture could be widely developed by implementing the IT. In addition, manual verification of administrative practice can be replaced by electronic verification. Use of IT is expected to optimize correspondences and files system in field of college and facilitate communication between operational administrator and users concerning with the correspondence. Therefore, using computer networks can operate the letter courier services, which were done by human. This study is a software engineering process that used object-oriented paradigm approach begun from phase problem formulation, analysis to determine what functions are needed to design correspondences and files process. The necessary data of needed function were colleted, the letter entries and their disposition, letter exit process and filing method. The results of study concluded that understanding on relationship between software and external environment is highly helpful in deciding how the desired system functionality is prepared and how the system is structured hence that it can communicate effectively to the environment.

Kata Kunci : Teknologi Informasi,Sistem Informasi Manajemen