Penataan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Bantuan Keuangan bersifat Khusus di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Kalurahan Kabupaten Bantul

Zilla Zasira Sarah, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2026 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas penataan arsip dinamis inaktif LPJ BKK yang belum dilakukan di Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Kalurahan (DPMK) Kabupaten Bantul. Kondisi ini disebabkan oleh penggabungan OPD berdasarkan pembentukan OPD baru untuk menyesuaikan visi dan misi Bupati, yang mengakibatkan arsip dinamis inaktif LPJ BKK berada dalam kondisi tidak teratur. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan kondisi arsip dinamis inaktif LPJ BKK, mengidentifikasi faktor penyebab ketidakteraturan arsip dinamis inaktif LPJ BKK, dan menjelaskan tahapan penataan arsip dinamis inaktif LPJ BKK yang seharusnya dilakukan oleh DPMK.

Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi partisipatif, dan dokumentasi. Data kemudian dianalisis menggunakan teknik kondensasi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa ketidakteraturan arsip dipengaruhi oleh empat faktor yang saling berkaitan, yaitu faktor kelembagaan akibat penggabungan dua perangkat daerah tanpa penyesuaian sistem kearsipan, faktor sumber daya manusia yang terbatas dan terbebani tugas lain, faktor kurangnya keberpihakan pimpinan terhadap anggaran dan program penataan arsip, serta faktor budaya kerja yang belum memprioritaskan pengelolaan arsip. Untuk mengatasi kondisi tersebut, penataan arsip dilakukan melalui delapan tahapan mengacu pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 dan kerangka Williams (2006), meliputi survei arsip, pembuatan daftar ikhtisar, penyusunan skema pengaturan, rekonstruksi, pendeskripsian, manuver data dan fisik, penataan dalam boks, hingga penyusunan daftar arsip dinamis inaktif. Penerapan tahapan tersebut menghasilkan contoh instrumen penataan arsip berupa lembar survei, lembar ikhtisar, skema klasifikasi, lembar deskripsi, dan daftar arsip dinamis inaktif LPJ BKK sebagai acuan penerapan penataan arsip di DPMK Kabupaten Bantul, sehingga arsip menjadi tertib, mudah ditemukan kembali, dan dapat dipertanggungjawabkan.

This final project discusses the organization of inactive records for Activity Accountability Reports For Special Purpose Financial Assistance (LPJ BKK) that has not yet been carried out at the Community and Village Empowerment Agency (DPMK) of Bantul Regency. This situation is caused by the merger of Regional Apparatus Organizations following the establishment of new Regional Apparatus Organizations to align with the Regent’s vision and mission, resulting in the inactive records of the Activity Accountability Reports For Special Purpose Financial Assistance (LPJ BKK) being in a disorderly condition. Therefore, this study aims to describe the condition of inactive records of Accountability Reports For Special Purpose Financial Assistance (LPJ BKK), to identify the factors causing the disorder of inactive records of the Accountability Reports For Special Purpose Financial Assistance (LPJ BKK), and to explain the steps for organizing the inactive records of the Accountability Reports For Special Purpose Financial Assistance (LPJ BKK) that should be carried out by the Community and Village Empowerment Agency DPMK.

The research method used was descriptive qualitative research employing a case study approach. Data collection techniques included interviews, participant observation, and documentation. The data were then analyzed using data condensation, data display, and the drawing and verifying conclusions.

The research findings indicate that archival disorganization is influenced by four interrelated factors: institutional factors resulting from the merger of two local government agencies without adjustments to the archival system; limited human resources burdened by other tasks; a lack of leadership commitment to the budget and archival organization programs; and a work culture that does not yet prioritize records management. These steps include conducting an records survey, creating an inventory list, developing an organizational scheme, reconstructing records, describing records, handling data and physical materials, arranging records in boxes, and compiling a list of inactive records. The implementation of these steps resulted in sample records management tools, including survey forms, summary sheets, classification schemes, description sheets, and a list of inactive records from the BKK Activity Report to serve as a reference for records management at the DPMK of Bantul Regency, ensuring that records are organized, easily retrievable, and accountable.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Dinamis, Penataan Arsip Dinamis Inaktif, Arsip Tidak Teratur