Analisis Pemberkasan Arsip Korespondensi Di Kapanewon Prambanan Kabupaten Sleman

Miranda Tiana Wulansari, Waluyo, S.S., M. Hum.

2026 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek Akhir berjudul "Analisis Pemberkasan Arsip Korespondensi di Kapanewon Prambanan Kabupaten Sleman" membahas tentang Pemberkasan arsip korespondensi secara konvensional dan elektronik. Arsip korespondensi merupakan salah satu arsip dinamis aktif yang memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran administrasi. Pemberkasan arsip yang tertata dengan baik akan memudahkan dalam proses penyompanan, temu kembali, serta dalam pengendalian arsip. Namun dalam praktiknya masih banyak ditemukan  berbagai masalah terkait dengan pemberkasan arsip di instansi pemerintah maupun swasta. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan pemberkasan arsip korespondensi di Kapanewon Prambanan Kabupaten Sleman.

Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengambilan data yaitu dengan wawancara, observasi, dokumentasi, dan studi literatur. Teknis analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian proyek akhir ini adalah proses pemberkasan arsip di Kapanewon Prambanan  secara konvensional meliputi pemeriksaan arsip, penentuan indeks, penentuan kode, penyortiran, pelabelan, dan penyimpanan fisik. Proses pemberkasan arsip elektronik yang dilakukan di Kapanewon Prambanan meliputi menyiapkan arsip yang akan di scan, melakukan scanning arsip, dan membuat folder untuk menyimpan arsip yang sudah di scan. Dalam proses pemberkasan  arsipnya Kapanewon Prambanan sudah cukup baik, akan tetapi masih terdapat beberapa kendala yaitu tidak adanya petugas kerasipan atau arsiparis, latar pendidikan pegawai arsip yang tidak sesuai, serta sarana dan prasarana yang belum optimal. Oleh karena itu dilakukan upaya perbaiakan melalui peningkatan kompetensi pengelola arsip dengan pelatihan atau BIMTEK, merekrut anak PKL atu magang, serta pengadaan sarana dan prasarana kerarsipan untuk mendukung pengelolaa  arsip yang efektif.

This final project, titled "Analysis of Correspondence Records Filling in Kapanewon Prambanan Sleman Regency", examines the management of correspondence files using both conventional and electronic filing system. Correspondence files are a type of active records that play a crucial role in supporting administrative operations. Poperly organized file management facilitates storage, retrieval, and record control. However, various challenges are often encountered in file management practices within government and private institutions.

This study employs a qualitative case study approach. Data where collecetd through interviews, observations, documentation, and literature review, and analyzed using data collection, data reduction, data presentation, and conclusio  drawing techniques.

The findings indicate that conventional file management at Kapanewon Prambanan includes file inspection, index determination, code assignment, sorting, labeling, and physical storage, while electronic file management involves preparing file for scanning, scanning, and organizing scanned files into digital folders. Overall, file management at Kapanewon Prambanan is relatively well-organized, but challenges remain, such as te absence of dedicated archival staff, the educational background of staff not matching archival tasks, and inadequate facilities and infrastructure. Recomendations for improvement inclide staff competency development through training, recuiting interns, and enhancing archival facilities and infrastructure to support effective record management.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Aktif, Arsip Korespondensi, Pemberkasan Arsip, Pemberkasan Konvensional, Pemberkasan Elektronik, Kapanewon, Active Records, Correspondence Files, File Management, Conventional Filing, Electronic Filing, Kapanewon