Analisis Penataan Arsip Dinamis Inaktif Akademik Dan Kemahasiswaan di Records Center Fakultas Filsafat Universitas Gadjah Mada

Rista Irawati, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini membahas mengenai proses penataan arsip dinamis inaktif akademik dan kemahasiswaan di records center Fakultas Filsafat Universitas Gadjah Mada. Penelitian ini dipilih karena banyaknya jumlah arsip akademik dan kemahasiswaan yang kondisinya tidak teratur di records center Fakultas Filsafat. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis tahapan penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis serta mengidentifikasi kendala yang dihadapi.

Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian ini dengan observasi, wawancara, dan studi pustaka. Sedangkan teknik analisis data yang dilakukan terdiri dari reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa penatanaan arsip dinamis inaktif akademik dan kemahasiswaan yang tidak teratur di records center Fakultas Filsafat telah berjalan dengan baik. Adapun tahapan penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur yang dilakukan terdiri dari: survei organisasi dan survei arsip, identifikasi dan pemilahan arsip, klasifikasi tahun dan pemberian kode, pembuatan daftar arsip, pemberian nomor definitif, manuver arsip, memasukkan arsip ke dalam boks, dan menata boks pada rak arisp. Penataan arsip dinamis inaktif tidak teratur ini juga mengalami kendala berupa kurangnya kuantitas dan kualitas sumber daya manusia serta keterbatasan sarana dan prasarana. 

This final project discusses the arrangement of disordered academic and student affairs inactive records at records center Faculty of Philosophy Universitas Gadjah Mada. This study was chosen because of the large volume of disordered academic and student affairs records at records center Faculty of Philosophy. Therefore, this study aims to analyze the stages of arranging the disordered inactive records based on ANRI Regulation Number 9 of 2018 concering Guidelines for Records Maintenance and identify obstacles encountered.

The method used in this study was qualitative with a case study approach. The data collection techniques used in this study were observation, interviews, and literature studies. Meanwhile, the data analysis techniques used consisted of data reduction, data presentation, and drawing conclusions.

The results of this study indicate that the arranging of disordered academic and student affairs inactive records at records center Faculty of Philosophy has been carried out properly. The stages of arranging of disordered inactive records consist of: organizational and records surveys, records identification and sorting, classification by year and coding, creating the list of inactive records, giving definitive numbers, maneuvering records, placing records in boxes, and arranging boxes on the shelves. The arrangement of the disordered inactive records also encountered obstacles in the form of a lack of quantity and quality of human resources as well as limited facilities. 

Kata Kunci : Penataan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur, Fakultas Filsafat UGM