Analisis kebutuhan pegawai pada Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun

HASUGIAN, Betty, Prof.Dr. Miftah Thoha

2005 | Tesis | Magister Administrasi Publik

Desentralisasi bidang kepegawaian memungkinkan masing-masing daerah secara bebas mengambil keputusan atas fungsi-fungsi manajemen kepegawaian daerah. Kecenderungan yang terjadi jumlah pegawai semakin membengkak dan distribusi pegawai yang tidak proporsional atau tidak sesuai dengan kebutuhan dan beban kerja organisasi, karena pada umumnya Pemerintah Daerah tidak mengetahui secara pasti jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan untuk masing-masing unit kerja. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui proses analisis kebutuhan pegawai Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun, yang dilakukan oleh BKD Kabupaten Simalungun dan untuk mengetahui langkah-langkah yang perlu dilakukan sebelum melakukan penetapan kebutuhan pegawai (formasi pegawai) Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun. Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan metode kualitatif. Adapun teknik pengumpulan data dengan menggunakan kuesioner (angket), wawancara, observasi, dan dokumentasi. Sebagai sumber data dan respondennya adalah seluruh pejabat struktural eselon III dan IV, serta beberapa staf di lingkungan Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun dan BKD Kabupaten Simalungun. Analisis kebutuhan pegawai merupakan jantung dari perencanaan sumber daya manusia, dalam melakukan penentuan kebutuhan pegawai merupakan suatu sistem atau komponen yang selalu berhubungan dan saling mempengaruhi sebagai satu kesatuan yang utuh. Oleh karena itu, dalam menentukan kebutuhan tidak dapat dianalisa secara parsial tetapi harus bersifat holistik. Dengan demikian penentuan kebutuhan pegawai harus dilihat dari kebijakan strategis, pembagian satuan organisasi/struktur kelembagaan, prediksi kebutuhan pegawai dengan pegawai yang tersedia dengan memperhatikan pula perubahan lingkungan eksternal dan internal organisasi. Temuan penelitian di Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun memperlihatkan Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun setiap tahunnya selalu mengusulkan penambahan pegawai, padahal kenyataannya, terjadi kelebihan pegawai dari dari segi kuantitas karena analisis kebutuhan yang dilakukan hanya berorientasi pada jabatan tanpa memperhatikan IT dan proses kerja yang dilakukan, pekerjaan yang sederhana dilakukan oleh banyak orang. Kualitas pegawai masih kurang dilihat dari latar belakang pendidikan formal. Penguasaan IT masih kurang karena banyak pegawai yang masih gagap teknologi. Saran-saran yang dapat diajukan adalah : agar dibentuk jabatan fungsional di BKD berupa tim analis; agar diperhatikan penilaian kelayakan eksistensi jabatan, analisis beban kerja, penyusunan persyaratan kompetensi dan perkembangan IT; untuk tahun 2004 Sekretariat Daerah Kabupaten Simalungun masih memerlukan penambahan pegawai serta untuk meningkatkan kualitas pegawai yang ada; kesepakatan prinsip yang harus diingat selama organisasi dan beban kerjanya tidak berubah, maka formasi jabatan tidak akan berubah, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

Decentralization in personnel management has possibly enabled individual localities to independently make decissions in local personnel management. Trend has occurred in increasing number of employees and un-proportionate personnel distributions in general local governments have no accurate on number and quality of employees that individual working unit requires. This research was aimed to describe and identify analysis process of personnel demand among the Local Secretary of Simalungun regency that the BKD of Simalungun regency carried out, and some efforts to conduct before determining personnel demand (formation) among the Local Secretary of Simalungun regency. It was descriptive research using qualitative method. Data collections methods involved questionnaires, interviews, observations, and documentations. Data sources and respondents involved all structural officials of echelons III and IV and a couple of staff among the Local Secretary of Simalungun regency and the BKD of Simalungun regency. The analysis on personnel demand turned out to be the very heart of human resource development planning. The determination of personnel demand developed into inter-related and influencing systems and components as integrated unity. Therefore, holistic rather than partial analysis was adopted to determine the personnel demand. Hence, it was viewed from strategic policy, division of organizational unit/institutional structure, predicted personnel demand and existing personnels considering external and internal changes in organizational atmosphere. Findings in the Local Secretary of Simalungun regency showed that every year, the Local Secretary of Simalungun regency proposed additional number of personnel from time to time, whereas in fact, there over personnels in term of quantity, sice demand analysis was only oriented to job positions regardless IT and working process taken place; abundant personnels did simple jobs. The quality of personnel seemed to be lower viewed from educational background. Mastering in IT was considered lower since many personnels had less-informed in technology. Following are some recommendations proposed functional positions in the form of analyst team in the BKD should be established, asssessment an feasible existence of position, working load analysis, competence and IT development requirements need more attention, for the year of 2004. It is necessary for the Local Secretary of Simalungun regency to propose additional personnels and perform better arrangements of personnel and improve existing quality of personnels, principle agreement to remember is that as long as organization and working load is unchanged, then position formation is also constant in term of quantity and quality.

Kata Kunci : Manajemen Sumberdaya Manusia, Sekda, Analisis Kebutuhan Pegawai