Pengelolaan Register Akta Kelahiran dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Terpusat di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo

Nanda Adetia Ad'Hani, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Pengelolaan register akta kelahiran merupakan bagian penting dari pelayanan administrasi kependudukan yang kini mulai beralih ke sistem digital melalui Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) Terpusat. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Purworejo menjadi salah satu instansi yang menerapkan sistem ini sebagai bentuk dukungan terhadap kebijakan e-government. Namun, peralihan dari sistem konvensional ke digital masih menghadapi berbagai tantangan, terutama dalam aspek pengelolaan arsip register akta kelahiran lama yang belum seluruhnya terdigitalisasi dan belum terintegrasi sepenuhnya dalam sistem pusat.

Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan metode studi kasus. Teknik pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka untuk memperoleh gambaran menyeluruh tentang proses input, penyimpanan, dan temu balik register akta kelahiran, baik dalam bentuk fisik maupun digital. 

Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan utama berasal dari design–reality gap antara arsitektur SIAK Terpusat dan kebutuhan aplikasi pengelola kearsipan di daerah. Penelitian ini menghasilkan temuan baru bahwa SIAK lebih berperan sebagai sistem pelayanan administrasi dibandingkan sebagai sistem pengelolaan arsip vital jangka panjang, sehingga diperlukan penyesuaian desain, kebijakan, dan mekanisme retensi agar SIAK dapat mendukung keberlanjutan arsip pencatatan sipil.

The management of birth certificate registers is an essential component of population administration services, which are now shifting toward digital systems through the Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK). Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Purworejo is one of the institutions implementing this system in support of the national e-government initiative. However, the transition from conventional to digital management still faces several challenges, particularly in handling old birth certificate registers that have not been fully digitized or integrated into the central system.

This study employs a descriptive qualitative approach with a case study method. Data were collected through observation, interviews, documentation, and literature review to obtain a comprehensive understanding of the input, storage, and retrieval processes of birth certificate registers, both physical and digital. The data were analyzed qualitatively to explore how systems, human resources, facilities, and information security aspects contribute to managing vital records within the Disdukcapil office.

The findings indicate that the primary issue lies in the design–reality gap between the architecture of SIAK Terpusat and the archival management needs at the local level. This study contributes a new insight: SIAK currently functions more as a service-oriented administrative system rather than as a long-term vital records management system. Therefore, adjustments in system design, policy frameworks, and retention mechanisms are required to ensure that SIAK can support the sustainability and preservation of civil registration vital records.

Kata Kunci : Register Akta Kelahiran, Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, SIAK, Pengelolaan Arsip Digital, e-government