Evaluasi Strategi Penataan Arsip Perkara di Pengadilan Negeri Klaten

Putri Wulan Suranti, Titi Susanti, S.S., M.P.A

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi strategi penataan arsip perkara di Pengadilan Negeri Klaten, dengan fokus khusus pada tahapan penataan, kendala implementasi, dan hasil strategis. Penelitian menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, studi literatur, dan dokumentasi. Di Pengadilan Negeri Klaten, proses penataan arsip perkara terdiri dari beberapa tahapan: penyerahan dan pencatatan arsip perkara, penginputan arsip perkara ke aplikasi SIPP, pemindahan arsip perkara, penyimpanan arsip ke dalam boks arsip, penataan boks arsip ke dalam rak, dan terakhir adalah pemberian label. Pengadilan Negeri Klaten masih menghadapi kendala dalam penataan arsip perkaranya, seperti pertumbuhan volume arsip perkara, tidak adanya kebijakan pemusnahan arsip, sarana dan prasarana kearsipan yang tidak memadai, serta karakteristik dari arsip perkara itu sendiri. Temuan penelitian mengungkapkan bahwa strategi yang diterapkan, termasuk pemanfaatan ruang transit, pemanfaatan meja untuk menyimpan boks arsip, dan penundaan pelabelan, sebagian besar tidak berkelanjutan. Meskipun efektif secara jangka pendek, strategi-strategi ini sangat tidak efektif dalam jangka panjang karena menghambat kecepatan penemuan kembali arsip, meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan, serta mengurangi produktivitas staf.

This study aims to evaluate the effectiveness and efficiency of the court records arrangement strategy at the Klaten District Court, with specific focus on arrangement stages, implementation constraints, and strategic outcomes. The research employs a qualitative descriptive method with data collection techniques through interviews, observations, literature review, and documentation. At the Klaten District Court, the case file arrangement process consists of several stages: submission and recording of case files, inputting case files into the SIPP application, transferring case files, storing files in archive boxes, arranging boxes on shelves, and finally, labeling. The Klaten District Court still faces challenges in arranging its case files, such as the growing volume of case files, the absence of a file disposal policy, inadequate archival facilities, and the inherent characteristics of the case files themselves. Findings reveal that the strategies implemented, including the optimization of transit space, utilization of tables for storing record boxes, and delayed labeling, are largely unsustainable. While partially effective in the short term, these strategies prove highly ineffective in the long term as they hinder retrieval speed, increase the risk of loss or damage, and reduce staff productivity.

Kata Kunci : evaluasi, strategi, penataan arsip, arsip perkara, Pengadilan Negeri Klaten