Analisis Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital di Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan, dan Aset Daerah (BPPKAD) Kabupaten Magelang

Farrihnaa Kaffah Insani, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Arsip vital yang ada di BPPKAD Kabupaten Magelang merupakan dokumen yang keberadaannya vital bagi kelangsungan fungsi pemerintahan karena mengandung informasi yang memiliki nilai guna hukum, keuangan, dan administrasi. BPPKAD Kabupaten Magelang mempunyai arsip vital yang unik karena secara langsung berhubungan dengan pengelolaan keuangan, pendapatan, dan aset daerah sehingga membutuhkan perlindungan dan pengamanan secara fisik mapun digital. Penelitian ini mempunyai tujuan menganalisis perlindungan dan pengamanan arsip vital yang dilaksanakan oleh Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan, dan Aset Daerah Kabupaten Magelang.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif deskriptif melalui teknik pengumpulan data dengan metode studi literatur dari jurnal, laporan, produk hukum, dan buku, metode observasi, metode wawancara non partisipatif, serta metode dokumentasi. Selanjutnya untuk teknik analisis data menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, kesimpulan dan verifikasi. Teori yang digunakan dalam penelitian ini dari Luciana Duranti dan Patricia C. Franks dalam Encyclopedia of Arhival Science yang memberikan beberapa metode perlindungan arsip vital.

Hasil penelitian pada proyek akhir ini menunjukkan bahwa Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan, dan Aset Daerah Kabupaten Magelang telah menerapkan identifikasi arsip vital melalui analisis fungsi organisasi dan analisis resiko. Selain itu, perlindungan arsip vital diterapkan dengan menggunakan metode duplikasi, dispersal, dan dengan peralatan khusus (vaulting) meskipun belum ideal. Namun, untuk pelaksanaan perlindungan dan pengamanan arsip vital sudah sesuai dengan regulasi yang dijadikan pedoman dan arahan dari LKD. Sementara, untuk pengamanan arsip vital, baik secara fisik maupun informasi dilakukan dengan melaksanakan prosedur peminjaman arsip, menyediakan alat pemadam kebakaran, menyediakan ruang arsip, dan kontrol hak akses.

Vital records at the BPPKAD of Magelang Regency are documents that are essential for the continuity of government functions, as they contain information with legal, financial, and administrative value. The vital records managed by BPPKAD of Magelang Regency are unique because they are directly related to the management of regional finances, revenues, and assets, thus requiring both physical and digital protection and security measures. This study aims to analyze the protection and security of vital records carried out by the Revenue, Financial Management, and Regional Asset Agency of Magelang Regency. 

The research employed a descriptive qualitative approach using data-collection techniques that included a literature review of journals, reports, legal products, and books; field observation; non participatory interviews; and documentation. For data analysis, the study applied the steps of data collection, data reduction, data presentation, conclusion drawing, and verification. The theoretical framework used in this study refers to the work of Luciana Duranti and Patricia C. Franks in the Encyclopedia of Archival Science, which outlines several methods for vital records protection.

The results of this final project indicate that the Revenue, Financial Management, and Regional Assets Agency of Magelang Regency has implemented the identification of vital records through organizational function analysis and risk analysis. Furthermore, the protection of vital records has been applied using the methods of duplication, dispersal, and the use special equipment (vaulting), although the implementation has not yet reached an ideal level. However, the implementation of vital records protection and security has been in accordance with the regulations and guidelines provided by the LKD. Meanwhile, the security   of vital records, both physical and informational, is carried out the through records borrowing procedures, providing fire extinguisher, the establishment of an records storage room, and access control management.

Kata Kunci : BPPKAD Kabupaten Magelang, Arsip Vital, Identifikasi Arsip Vital, Pengamanan Arsip Vital, Perlindungan Arsip Vital