Pengembangan Fitur Peringkasan Dokumen pada Aplikasi Document Management System dengan Metode Abstractive Text Summarization

Gabriel Rio Aditya, Dr. Umar Taufiq, S.Kom., M.Cs.

2025 | Tugas Akhir | D4 Teknologi Perangkat Lunak

Transformasi digital menjadi kebutuhan mendasar bagi organisasi modern untuk menjaga kontinuitas operasional dan keamanan informasi. Salah satu aspek krusial dalam transformasi ini adalah manajemen dokumen, yaitu proses pengorganisasian, penyimpanan, pencarian, dan pengendalian akses terhadap dokumen perusahaan. Pada praktiknya, manajemen dokumen sering menghadapi kendala berupa fragmentasi lokasi penyimpanan, kesulitan pencarian informasi relevan, proses persetujuan yang lambat, serta risiko kebocoran atau kehilangan data. Hal ini merupakan masalah yang dapat menurunkan produktivitas dan ketepatan pengambilan keputusan. Oleh karena itu diperlukan sistem manajemen dokumen terintegrasi yang mampu menyederhanakan alur kerja, meningkatkan akurasi pengambilan informasi, dan menjaga keamanan distribusi dokumen. Penelitian ini mengembangkan Sistem Manajemen Dokumen berbasis web untuk PT Hino Motors Manufacturing Indonesia yang mengintegrasikan struktur kategori hierarkis (berdasarkan divisi dan departemen), alur persetujuan bertingkat, notifikasi email, mekanisme pembagian antar-divisi, serta penambahan watermark sebagai kontrol distribusi. Inovasi utama adalah fitur peringkasan dokumen otomatis yang bertujuan untuk mempermudah pengguna dalam memahami isi dokumen tanpa melihat keseluruhan isi dokumen. Fitur ini dibangun menggunakan model transformer yang telah di fine-tune untuk Bahasa Indonesia dan Inggris, menghasilkan ringkasan yang disajikan secara progresif pada antarmuka guna mempercepat pemahaman dokumen. Implementasi dilakukan menggunakan .NET Core 8.0 dan basis data SQL Server. Berdasarkan hasil User Acceptance Test yang menunjukkan tingkat penerimaan pengguna sebesar 100%, sistem diharapkan mampu meningkatkan kecepatan pencarian, pemahaman isi dokumen, serta efisiensi proses persetujuan, sekaligus mengurangi risiko kehilangan data. Dengan kemampuan summarization yang terintegrasi dan adaptif, sistem ini juga diharapkan dapat memberikan solusi cerdas dan modern dalam pengelolaan dokumen perusahaan secara digital.

Digital transformation has become a fundamental necessity for modern organizations to maintain operational continuity and information security. One crucial aspect of this transformation is document management, which encompasses the processes of organizing, storing, searching for, and controlling access to corporate documents. In practice, document management often faces challenges such as fragmented storage locations, difficulty in finding relevant information, slow approval processes, and the risk of data leakage or loss. These issues can reduce productivity and impair timely decision-making. Therefore, an integrated document management system is needed to streamline workflows, improve the accuracy of information retrieval, and secure document distribution. This study develops a web-based Document Management System for PT Hino Motors Manufacturing Indonesia that integrates a hierarchical category structure (based on divisions and departments), a multi-level approval workflow, email notifications, inter-division sharing mechanisms, and watermarking as a distribution control. The primary innovation is an automatic document summarization feature aimed at helping users understand document contents without reading the entire document. This feature is implemented using a transformer model fine-tuned for Indonesian and English, producing summaries that are presented progressively in the interface to accelerate document comprehension. The implementation is carried out using .NET Core 8.0 and a SQL Server database. Based on the User Acceptance Test (UAT) results showing a user acceptance rate of 100%, the system is expected to increase search speed, improve understanding of document content, and enhance the efficiency of approval processes, while also reducing the risk of data loss. With integrated and adaptive summarization capabilities, the system is also expected to provide an intelligent and modern solution for enterprise document management in a digital environment.

Kata Kunci : Document Management System, Document Summarization