Analisis Kesenjangan Kompetensi Arsiparis di Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia

Dihya Ustman Kodaruslan, Rina Rakhmawati, S.Hum., M.P.A.

2025 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini bertujuan untuk mengetahui kondisi kesenjangan kompetensi arsiparis melalui analisis kesenjangan kompetensi arsiparis di Sekretariat Jenderal DPR RI. Analisis kesenjangan kompetensi dilakukan dengan menggunakan model SMR (Specialist Management Resources) dari Palan dengan menghitung selisih antara komptensi yang dibutuhkan (RCL) dengan kompetensi yang dimiliki (CCL). Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kuantitatif deskriptif. Data penelitian diperoleh melalui teknik kuesioner, observasi, wawancara, dan dokumentasi. Penyebaran kuesioner dilakukan kepada 12 Arsiparis di Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI untuk memperoleh nilai CCL dan juga kepada Kepala Bagian Arsip Sekretariat Jenderal DPR RI untuk memperoleh nilai RCL. Observasi dilaksanakan untuk mengetahui kegiatan yang dilaksanakan arsiparis dalam pengelolaan arsip di Sekretariat Jenderal DPR RI. Dokumentasi dilakukan dengan menggunakan beberapa dokumen seperti peraturan standar kompetensi arsiparis sebagai instrumen penelitian.

Temuan menunjukan bahwa terjadi kesenjangan kompetensi arsiparis pada Kompetensi Terampil (Pengelolaan Arsip Dinamis, Pengolahan Arsip dan Penyajian Arsip Menjadi Informasi, serta Pembinaan Kearsipan) dan Kompetensi Manajerial (Komunikasi, Mengelola Perubahan, Kerja Sama, Orientasi Pada Hasil, dan Pelayanan Publik). Temuan kesenjangan tersebut perlu untuk diatasi untuk meningkatkan kinerja Bagian Arsip agar sesuai dengan tujuan atau rencana yang telah ditentukan. Melalui hasil analisis kesenjangan kompetensi arsiparis ini, diharapkan menjadi langkah awal Bagian Arsip dalam menentukan jenis program pengembangan kompetensi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan Bagian Arsip.

This final project aims to determine the competency gap of archivists through an analysis of the competency gap of archivists at the Secretariat General of The House of Representatives of The Republic of Indonesia. The competency gap analysis was conducted using Palan's SMR (Specialist Management Resources) model by calculating the difference between the required competencies (RCL) and the competencies possessed (CCL). This research was conducted using a descriptive quantitative method. The research data was obtained through questionnaires, observation, interviews, and documentation. The questionnaire was distributed to 12 Arsiparis in the Bagian Arsip of the Secretariat General of The House of Representatives of The Republic of Indonesia to obtain the CCL value and also to the Head of Bagian Arsip of the Secretariat General of The House of Representatives of The Republic of Indonesia to obtain the RCL value. Observations were carried out to find out the activities carried out by Arsiparis in managing records at the Secretariat General of The House of Representatives of The Republic of Indonesia. Documentation was carried out using several documents, such as standard Arsiparis competency regulations, as research instruments.

The findings show that there is a gap in Arsiparis competencies in Technical Competencies (Records Management, Records Processing and Presentation of Records as Information, and Records Development) and Managerial Competencies (Communication, Change Management, Cooperation, Results Orientation, and Public Service). These competency gaps need to be addressed to improve the performance of the Bagian Arsip in line with its objectives or plans. The results of this analysis of Arsiparis competency gaps are expected to serve as a starting point for the Bagian Arsip in determining the type of competency development program that is appropriate and in line with the needs of the Bagian Arsip.

Kata Kunci : Kompetensi Arsiparis, Kesenjangan Kompetensi, Sekretariat Jenderal DPR RI, Arsiparis Terampil, Arsiparis Penyelia, Arsiparis Ahli Pertama, Arsiparis Ahli Muda, Arsipairs Ahli Madya